Перегрузка многих руководителей образовательных организаций является следствием пересечения их многочисленных задач, необходимости одновременно заниматься многими делами. Многие руководители слишком ориентированы на процесс деятельности и недостаточно на ее цель, т.е. результативность. Часто опускается из виду и эффективность управленческой деятельности – соотношение результата и затраченных на его достижение ресурсов (временных, финансовых и т.д.).

Специалисты по управлению временем рекомендуют:

1) резервировать в начале рабочего дня время для подготовительной работы и планирования;

2) перепоручать все, что может быть перепоручено;

3) письменно фиксировать задачи и цели с указанием сроков их реализации;

4) каждый документ стараться по возможности обрабатывать за один раз и окончательно;

5) каждый день составлять список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи делать в первую очередь;

6) свой рабочий день пытаться по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний;

7) рабочую нагрузку стараться распределить в соответствии со своим графиком работоспособности;

8) иметь в рабочем графике «окна», позволяющие реагировать на актуальные проблемы;

9) пытаться направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих «жизненно-важных» проблемах;

10) уметь говорить «нет», когда на Ваше время хотят претендовать другие, а Вам необходимо выполнить более важные дела.

Некоторые из основных проблем руководителей состоят в том, что они:

1)  зачастую пытаются сразу выполнить слишком большой объем работы;

2) распыляют свои силы на отдельные, часто несущественные, но кажущиеся необходимыми дела.

В конце напряженного рабочего дня мы нередко приходим к выводу, что хотя сделано вроде немало, однако действительно важные дела остались либо неоконченными, либо вообще не сдвинулись с места.

Многие руководители оправдываются в такой неудовлетворительной ситуации следующим образом: «Я каждый день вынужден делать столько важных дел!».

Удачливые менеджеры отличаются, помимо прочего, тем, что они, успевая решать во время рабочего дня множество разных вопросов, в течение определенного времени бывают заняты только одной-единственной задачей. Они всегда завершают за один раз одно дело, но зато последовательно и целеустремленно. Предпосылками для этого служат принятие однозначного решения о первоочередности важных дел, составление соответствующего списка приоритетов и соблюдение его. Поэтому сознательно устанавливайте однозначные приоритеты, последовательно и системно выполняйте задачи, включенные в план, в соответствии с их очередностью!

Преимущества работы по приоритетам

Благодаря регулярному составлению «табеля о рангах» предстоящих задач Вы сможете:

- работать только над действительно важными и необходимыми задачами;

- решать вопросы в соответствии с их неотложностью;

- концентрироваться на выполнении только одной задачи;

- более целеустремленно приступать к делу и укладываться в установленные сроки;

- наилучшим способом достигать поставленных целей при заданных обстоятельствах;

- исключить дела, которые могут быть выполнены другими;

- в конце планового периода (например, рабочего дня) разделаться, по крайней мере, с важнейшими вопросами;

- не оставлять невыполненными задачи, которые Вам действительно по силам.

Позитивные последствия:

- соблюдаются установленные сроки;

- Вы получаете большее удовлетворение от рабочего дня и результатов работы;

- получают удовлетворение подчиненные, коллеги и Ваш непосредственный руководитель;

- удается избежать конфликтов;

- Вы сами избегаете стрессовых перегрузок.

Принцип Парето (соотношение 80 : 20)

Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Принцип, который был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923 гг.), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах.

80 % затраченного времени (многочисленные «второстепенные» проблемы) = 20 % итогового результата.

20 % затраченного времени (немногие «жизненно важные» проблемы) = 80 % итогового результата

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат времени дела. Необходимо приступать к вопросам, сообразуясь с их значением и важностью. Т.е. сначала – немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом – многочисленные «второстепенные»!

Последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распределить по категориям АБВ.

Установление приоритетов с помощью анализа АБВ

Техника анализа АБВ исходит из имеющегося опыта, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел во всем их общем количестве остаются в целом неизменными. С помощью букв А, Б и В отдельные задачи подразделяются на три класса, а именно в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей. Многие уже работают по этому принципу, и к важнейшим задачам они приступают в первую очередь.

Используйте анализ АБВ, чтобы дополнить свой опыт путем систематического планирования и усовершенствовать методику работы! Планируйте время в соответствии со значением и важностью задач, а не их удельным весом в общем количестве дел!

Анализ АБВ основывается на следующих трех закономерностях, подтвержденных опытом:

1. Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15 % количества всех задач и дел, которыми занят работник. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65 %.

2. На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 % общего числа и также 20 % значимости задач и дел руководителя.

3. Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют, напротив, 65 % общего числа задач, но имеют незначительную долю – порядка 15 % в общей «стоимости» всех дел, которые должен выполнить менеджер.

Согласно выводам анализа АБВ рекомендуется за самые важные дела А, приносящие наибольший результат, браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта. На следующие по значимости задачи Б приходится также существенная часть совокупного результата, тогда как выполнение относительно большого числа, но менее важных задач в целом дает небольшой итог.

Таким образом, установление приоритетов – основное правило эффективной управленческой деятельности. Отдавай себе отчет в том, что вы не все можете и не все должны сделать, устанавливайте приоритеты и начинайте с важнейших дел!

Источник: журнал «Управление образовательной организацией» N 12/2020.