Разработка и внедрение систем менеджмента качества в образовательных учреждениях

Процесс создания и внедрения системы менеджмента качества (СМК) в образовательном учреждении (ОУ) начинается с определения политики и целей в области качества. Для их разработки необходимо знать ожидания, требования и запросы потребителей (внешних и внутренних) и других заинтересованных сторон, требования нормативно-правовых актов в области менеджмента качества и оказания образовательных услуг. На первых порах необязательно иметь детально проработанные документы в этой сфере, но общие намерения и направления деятельности организации в области качества должны быть поняты и сформулированы руководством учреждения.

Основными целями внедрения СМК являются:

- повышение качества и эффективности оказания образовательных услуг;

- повышения удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон;

- повышения их уверенности в способности ОУ оказывать качественные образовательные услуги в соответствии с установленными требованиями на основе оптимального использования материальных, финансовых и кадровых ресурсов, применения принципов и методов менеджмента качества, современных образовательных и информационных технологий;

- повышения удовлетворенности работников ОУ от качественного и эффективного труда.

Разработка и внедрение СМК представляет собой последовательный процесс, являющийся объектом управления со стороны руководства ОУ. СМК – продукт деятельности организации для внутреннего пользования со своими параметрами качества, поэтому при ее разработке и внедрении следует руководствоваться основными принципами менеджмента качества (табл. 1).

 

Таблица 1

 

Принципы управления процессом разработки и внедрения СМК в образовательных учреждениях

 

N

Принцип менеджмента качества

Примечания

1.

Ориентация на потребителя

Основным потребителем СМК является сама организация, ее структурные подразделения и сотрудники, в первую очередь руководящие работники. Без учета и удовлетворения запросов внутренних потребителей и других заинтересованных сторон эффективность внедрения и функционирования СМК снижается.

2.

Лидерство руководителя

Эффективные руководители обеспечивают единство цели и направления разработки СМК. Они создают и поддерживают внутреннюю среду, в которой работники вовлечены в процесс формирования СМК.

3.

Вовлечение работников

Работники всех уровней составляют основу организации, поэтому их полное вовлечение в решение задач разработки и внедрения СМК дает возможность с выгодой использовать их способности.

4.

Процессный подход

Желаемый результат достигается эффективнее, когда деятельностью по разработке и внедрению СМК и соответствующими ресурсами управляют как процессом. Организация должна:

• определять процессы, необходимые для СМК, и их применение во всей организации;

• определять последовательность и взаимодействие этих процессов;

• определять критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности и эффективности как при осуществлении этих процессов, так и при управлении ими;

• обеспечивать наличие ресурсов и информации, необходимых для поддержки этих процессов и их мониторинга;

• осуществлять мониторинг, измерение (там, где это возможно) и анализ этих процессов;

• принимать меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов.

5.

Системный подход

Выявление, понимание и менеджмент взаимосвязанных процессов как системы содействуют повышению результативности и эффективности разработки и внедрения СМК.

6.

Постоянное улучшение

Постоянное совершенствование СМК следует рассматривать не только как постоянную цель в области управления качеством, но и как образ мышления руководства и всех работников организации. Улучшение является постоянным действием. Для определения возможностей совершенствования используется обратная связь с потребителями и другими заинтересованными сторонами, самооценка, аудиты и анализ СМК.

7.

Принятие решений, основанное на фактах

Принятие управленческих решений по вопросам разработки и внедрения СМК должны основываться на объективном анализе данных и достоверной информации.

8.

Взаимовыгодные отношения с поставщиками

При разработке и внедрении СМК организации приобретают различную продукцию и услуги у поставщиков (консультационные, образовательные и информационные услуги, методическую литературу, программное обеспечение и т.д.). Они должны оценивать и выбирать поставщиков на основе их способности поставлять продукцию (предоставлять услуги) в соответствии с установленными требованиями.

 

Успешное формирование СМК основывается на постоянном и прозрачном управлении со стороны руководства. Здесь задействованы традиционные функции менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль), связующие процессы (принятие решений, коммуникации, информационное обеспечение), системный, процессный и ситуационный подходы. Особое внимание при внедрении СМК, как и любой другой инновации, следует уделять социально-психологическому обеспечению.

Создание СМК начинается с принятия соответствующего управленческого решения. В его основе должна лежать осознанная потребность руководства учреждения в улучшении управления качеством и решении других связанных с ним проблем.

Лидерство руководства, его обязательства и активное участие являются решающими при разработке, внедрении и поддержании в рабочем состоянии результативной и эффективной СМК. Без четкого осознания и, главное, внутреннего принятия руководством необходимости внедрения СМК дальнейшие шаги по ее разработке будут обречены на неудачу. Дело в том, что из-за сформировавшихся в процессе эволюции объективных особенностей нашего мышления люди стремятся к стабильности и экономии своих когнитивных ресурсов. Для того, чтобы изменить установочную систему человека, необходимы дополнительные мотивационные факторы. Поэтому формирование позитивной установки руководителей по отношению к менеджменту качества является важнейшей задачей вышестоящих органов управления образованием.

Внешними причинами внедрения СМК в образовательных учреждениях является давление потребителей и других заинтересованных сторон в улучшении качества образовательных, развитие конкуренции на рынке образовательных услуг. Но не меньшую роль играют внутренние психологические факторы: удовлетворение от хорошо выполненной работы, самовыражение, профессиональное самоутверждение, признание коллег и начальства, самоуважение и т.д. Поэтому социально-психологические аспекты имеют ключевое значение при внедрении СМК.

Все успешные организационные нововведения начинаются с осознания потребностей. Понимание существующих и вероятных будущих проблем (и возможностей!) и путей их решения не приходит ко всем сотрудникам организации одновременно в силу различия их должностных обязанностей, информированности, профессиональной подготовки, психологических особенностей и т.д. Поэтому при разработке и внедрении СМК особую роль в силу своего служебного положения играют руководящие работники. В соответствии с принципом менеджмента качества «Лидерство руководителя» они обеспечивают единство цели и направления деятельности организации в области качества. Для успешного внедрения СМК руководству необходимо создать и поддерживать внутреннюю среду, в которой работники могут быть полностью вовлечены в решение задач повышения качества. Как правило, все начинается с создания инициативной группы. Вначале она может состоять из нескольких заинтересованных человек и носить на первых порах неформальный характер. Ее задача – обеспечить между ее участниками первоначальное обсуждение проблемы и обмен информацией. Иногда состав группы (совета, комиссии, комитета) по разработке и внедрению СМК сразу утверждается приказом руководителя организации. Деятельность группы, как правило, носит совещательный характер и направлена на выработку практических рекомендаций для руководства по вопросам формирования СМК. В крупных ОУ и органах управления образованием могут создаваться штатные структурные подразделения по управлению качеством или вводиться должность специалиста по качеству.

Организационные нововведения типа СМК проще и эффективнее внедрять «сверху», однако при этом следует постоянно учитывать мнение и потребности рядовых исполнителей и других заинтересованных сторон на основе обратной связи. Работники составляют основу организации, поэтому их вовлечение в решение задач разработки и внедрения СМК дает возможность эффективно использовать их способности.

Главный недостаток административных методов в том, что все держится на руководителе или другом должностном лице, назначенным ответственным за внедрение СМК. Если по каким-то причинам они теряют интерес к проблеме, не обладают необходимыми знаниями и мотивацией или просто отсутствуют (болезнь, отпуск, командировка, другие важные и срочные дела, кадровые перестановки и т.д.), то работа по формированию СМК может прекратиться. Именно поэтому желательно иметь в составе группы инициативных авторитетных работников, способных поддерживать процесс внедрения СМК при любых обстоятельствах. Кроме того, в задачи группы должно входить формирование позитивных установок у максимального числа сотрудников по отношению к СМК и нового образа управленческого мышления руководства.

Управление изменениями из-за присутствия человеческого фактора является одним из наиболее сложных аспектов руководства. В теории менеджмента существует целый раздел, посвященный вопросам управления организационными нововведениями. Кроме того, при внедрении СМК можно использовать методы проектного менеджмента, например, построение сетевого графика работ. Ответственный за внедрение СМК и члены его группы должны знать основные принципы и методы управления организационными нововведениями.

Формирование СМК является сложным процессом, представляющим последовательность взаимосвязанных и скоординированных действий. Как было уже отмечено, для создания СМК необходимо стратегическое решение организации. Руководство должно обеспечить свидетельства принятия своих обязательств по разработке и внедрению СМК, а впоследствии по постоянному улучшению ее результативности и эффективности посредством:

- доведения до сведения работников важности выполнения требований и запросов потребителей и других заинтересованных сторон, законодательных и иных обязательных требований;

- разработки политики и целей учреждения в области качества;

- обеспечения разработки целей в области качества в структурных подразделениях;

- постоянного анализа функционирования СМК со стороны руководства;

- обеспечения необходимыми ресурсами.

На разработку и внедрение СМК в образовательном учреждении влияют:

1) внешняя среда организации (требования и запросы потребителей и других заинтересованных сторон; действующая нормативно-правовая база; появление новых образовательных, информационных и управленческих технологий; социально-экономическая ситуация в стране, регионе, отрасли; общественное мнение и культура населения, деятельность различных общественных организаций и т.д.);

2) внутренняя среда организации (размер и структура учреждения; материально-техническое, кадровое, информационное, финансовое обеспечение; имеющиеся информационные и управленческие технологии; социально-психологическая обстановка в трудовом коллективе; виды и сложность применяемых процессов и оказываемых услуг и т.д.):

3) взаимодействие внешней и внутренней среды организации.

Разрабатываемая СМК должна соответствовать требованиям, изложенным в стандартах менеджмента качества, в целях повышения удовлетворенности потребителей и других заинтересованных сторон путем выполнения их требований и соответствующих законодательных и других обязательных требований.

Основными направлениями деятельности по внедрению СМК являются:

- социально-психологическое, организационно-методическое, информационное и материально-техническое обеспечение;

- подбор и обучение персонала;

- документационное обеспечение процессов внедрения СМК;

- постоянный анализ процессов разработки и внедрения СМК и разработка на его основе корректирующих действий.

Существует два основных подхода к внедрению СМК в образовательных учреждениях:

1) поэтапное внедрение СМК в отдельных структурных подразделениях организации с последующим объединением их в единую систему управления качеством;

2) одновременное внедрение СМК во всей организации.

Каждый подход обладает своими достоинствами и недостатками (табл. 2). Выбор подхода к внедрению СМК в образовательном учреждении зависит от многих ситуационных факторов и единственно верного на все случаи жизни управленческого решения здесь не существует. Тем не менее, учитывая масштабность и сложность формирования СМК, мы рекомендуем начинать ее поэтапное внедрение в отдельных структурных подразделениях. Апробация процесса внедрения СМК в отдельных отделениях ОУ поможет выявить недостатки и получить практический опыт для его распространения на другие структурные подразделения. Кроме того, внедрение СМК в отдельных структурных подразделениях требует меньше ресурсов и времени. На первых порах в целях экономии времени и ресурсов целесообразно исключение из СМК некоторых вспомогательных структурных подразделений, например, бухгалтерии, АХЧ и т.д., что позволит сконцентрировать силы на наиболее важных направлениях работы, определяющих качество образовательных услуг (КОУ).

 

Таблица 2

 

Преимущества и недостатки основных подходов к внедрению СМК

 

N

 

Преимущества

Недостатки

1.

Поэтапное внедрение СМК в отдельных структурных подразделениях с последующим объединением их в единую систему управления качеством

• Возможность выбора наиболее подготовленных к внедрению СМК структурных подразделений (наличие ресурсов, инициативных и подготовленных работников в области управления качеством, энтузиастов повышения КОУ, инициативных групп и т.д.)

• Учитывая меньший масштаб внедрения, лучшая управляемость и возможность сконцентрировать ресурсы (материальные, финансовые, кадровые, интеллектуальные)

• Успешное внедрение СМК (по оценкам сотрудников организации с учетом потребностей всех заинтересованных сторон) в отобранных структурных подразделениях является стимулом внедрения СМК в других подразделениях и организации в целом (первый опыт должен быть обязательно удачным, поэтому сконцентрируйте все имеющиеся силы и добейтесь успеха!);

• Распространение передового опыта внедрения СМК. Апробация на отдельных структурных подразделениях технологий внедрения СМК позволяет выявить их недостатки и достоинства, сделать процесс обсуждения достигнутых позитивных и негативных результатов более содержательным и открытым.

Утрачивается комплексный подход к управлению качеством как единой системы менеджмента, т.к. КОУ в той или иной мере зависит не от одного или нескольких структурных подразделений, а от деятельности образовательного учреждения в целом (системы взаимодействия всех структурных подразделений).

 

2.

Одновременное внедрение СМК во всей организации

• Одновременное внедрение СМК во всех структурных подразделениях при правильном управлении и наличии ресурсов позволяет сократить сроки и, учитывая идентичность организационных методов и подходов, уменьшить временные и финансовые затраты.

• С самого начала реализуется комплексный подход к управлению качеством как единой системы менеджмента на основе взаимодействия всех процессов структурных подразделений организации.

• Увеличение риска провала внедрения СМК из-за:

1) наличия неподготовленных (психологически, материально, профессионально) к внедрению СМК структурных подразделений;

2) увеличения числа структурных подразделений (риск неудачи присутствует в каждом подразделении, а при увеличении их числа он возрастает);

3) худшей управляемости и распыления ресурсов из-за большего объема работ и отсутствия апробированного опыта внедрения СМК;

4) деморализующего влияния на руководство и трудовой коллектив отдельных неудач.

 

Процесс разработки и внедрения СМК

Начинается работа со стратегического решения руководства о внедрении системы управления качеством в ОУ. Этому, как правило, предшествует осознание и внутреннее принятие руководством необходимости создания СМК под влиянием внешних и/или внутренних факторов. Речь идет о формировании первоначальной позитивной установки руководителей по отношению к менеджменту качества. Они должны быть в обязательном порядке ознакомлены со стандартами и другими основными нормативно-правовыми документами в области управления качеством, понимать назначение, принципы и методы СМК. После принятия решения о создании СМК требуется сформулировать основы политики и цели ОУ в области качества. Этими вопросами, как правило, занимается рабочая группа при руководителе учреждения по разработке и внедрению СМК. На основе действующих нормативных и методических документов в области управления качеством она готовит свои предложения руководству. Целесообразно использовать опыт внедрения СМК в других организациях, а также привлекать к этой работе внешних консультантов.

Для повышения эффективности внедрения СМК необходимо управлять этим процессом. Действующие стандарты менеджмента качества содержат общие принципы и методологические подходы к разработке, внедрению и поддержанию в рабочем состоянии систем управления качеством и не предполагают единообразия их структуры и документационного обеспечения. В соответствии с ними процесс разработки и внедрения СМК в ОУ включает в себя:

1) определение потребностей и ожиданий потребителей, а также других заинтересованных сторон;

2) разработку политики и целей ОУ в области качества;

3) определение процессов и ответственности, необходимых для достижения целей в области качества;

4) определение необходимых ресурсов (кадровых, финансовых, материально-технических, информационных) и обеспечение ими для достижения целей в области качества;

5) разработку методов для измерения результативности и эффективности каждого процесса;

6) применение результатов этих измерений для определения результативности и эффективности каждого процесса;

7) определение средств, необходимых для предупреждения несоответствий и устранения их причин;

8) разработку и применение процесса постоянного улучшения СМК.

Для планирования внедрения СМК вышеуказанные составляющие процесса детализируют и на этой основе разрабатывают конкретные мероприятия по их реализации (табл. 3). Следующим шагом является разработка календарного плана с указанием сроков исполнения, ответственных исполнителей, последовательности действий.

Аналогичный процесс на основе обратной связи впоследствии применяют для поддержания в рабочем состоянии и улучшения внедренной СМК.

Разработка и внедрение СМК в ОУ является поэтапным процессом, включающим в себя:

1) подготовительный этап;

2) этап практической реализации программы внедрения СМК;

3) оценку внедренной СМК на соответствие установленным требованиям, при необходимости разработку и осуществление корректирующих действий.

Впоследствии для поддержания СМК в рабочем состоянии мониторинг и анализ СМК должен проводиться на постоянной основе.

Если положительное решение о разработке и внедрении СМК руководством ОУ принято, необходимо составить соответствующий план действий. Первым шагом является формирование рабочей группы по разработке и внедрению СМК и назначение ответственного за создание СМК в учреждении[1], для чего издается соответствующий приказ.

Члены группы разрабатывают Программу действий по разработке и внедрению СМК и рекомендуют ее для утверждения руководителем учреждения (табл. 3). Представленная Программа носит рекомендательный характер и может служить основой для разработки программы, содержащей уточненный перечень мероприятий, сроков исполнения и ответственных исполнителей с учетом особенностей деятельности конкретного ОУ. На основе программы разрабатывается развернутый план действий с указанием сроков исполнения и ответственных исполнителей. Решение о привлечении сторонних консалтинговых и обучающих организаций принимается руководством в зависимости от финансовых возможностей учреждения, а главное – от компетенции внешних консультантов и преподавателей.

 

Таблица 3

 

Основные направления, этапы и целевые задачи деятельности по разработке и внедрению в образовательных учреждениях систем менеджмента качества

 

Целевая задача

Действия (мероприятия)

Достигаемый результат

I. Подготовительный этап

1.1. Осознание руководством ОУ необходимости разработки и внедрения СМК (формирование позитивной установки по отношению к менеджменту качества).

1) Самостоятельное изучение руководителями соответствующих нормативно-правовых документов и литературы, передового опыта других ОУ в области качества.

2) Участие в совещаниях, конференциях, семинарах, круглых столах, дискуссиях.

3) Обучение руководителей основам управления качеством на курсах повышения квалификации.

4) Анализ существующих в ОУ проблем в области качества и вывод о необходимости системного подхода при их решении.

• Осознание руководством необходимости разработки и внедрения СМК в ОУ.

1.2. Достижение понимания у руководителей ОУ и его структурных подразделений назначения, принципов и основных положений СМК.

1) Ознакомление руководителей со стандартами и другими нормативно-правовыми актами и методическими материалами в области менеджмента качества.

2) Обучение руководителей основам управления качеством.

3) Участие в совещаниях, конференциях, семинарах, круглых столах, дискуссиях по вопросам управления качеством.

• Понимание руководителями назначения, принципов и методов управления качеством, основных положений и процедур внедрения СМК.

1.3. Формирование и обеспечение деятельности рабочей группы по разработке и внедрению СМК при руководителе ОУ.

1) Издание приказа о назначении ответственного за создание СМК и формировании рабочей группы (совета, комиссии, комитета) по разработке и внедрению СМК.

2) Разработка и утверждение Положения о группе и регламента ее работы.

3) Разработка и утверждение календарного плана работы группы.

4) Организационно-методическая, материально-техническая и информационная поддержка рабочей группы, включая обеспечение нормативно-правовыми документами и методическими материалами по менеджменту качества.

5) Обучение членов рабочей группы основным положениям и процедурам внедрения СМК.

• Создание и обеспечение деятельности организационной структуры по разработке и внедрению СМК.

1.4. Разработка и утверждение политики и целей в области качества

1) Разработка, обсуждение и согласование политики и целей в области качества.

2) Заключительное обсуждение политики и целей в области качества на расширенном педагогическом совете ОУ с участием всех руководителей структурных подразделений и главных специалистов. Одобрение политики и целей в области качества с учетом внесенных предложений и замечаний или принятие решения об их переработке и повторном рассмотрении на педагогическом совете.

3) Утверждение политики и целей в области качества руководителем ОУ (в дальнейшем основы политики и уточненные цели включаются в руководство по качеству).

• Четкое определение политики и целей в области качества служит ориентиром для учреждения, его структурных подразделений и сотрудников в их трудовой деятельности.

1.5. Информационное обеспечение разработки и внедрения СМК.

1) Назначение ответственного лица за информационное обеспечение.

2) Приобретение или самостоятельное формирование базы данных (БД) нормативно-правовых актов, методических материалов и образцов документов по менеджменту качества.

3) Обеспечение открытого доступа к БД нормативно-правовых актов и методических документов и возможности ее свободного копирования для сотрудников учреждения.

4) Информирование персонала в процессе разъяснительной работы и обучения.

Примечание. Информационное обеспечение осуществляется постоянно на всех этапах разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии СМК.

• Повышение результативности и эффективности процессов разработки и внедрения СМК.

1.6. Финансовое обеспечение разработки и внедрения СМК.

1) Подготовка и утверждение сметы на разработку и внедрение СМК, включающей:

 – затраты на привлечение (при необходимости) консалтинговой организации по договору на оказание услуг по разработке и внедрению СМК;

- затраты на приобретение специальной литературы, нормативно-правовых документов, компьютерных программ и БД;

- средства на обучение сотрудников ОУ управлению качеством;

- средства на поощрение наиболее отличившихся руководителей, членов рабочей группы и иных работников учреждения в процессе разработки и внедрения СМК.

2) Выделение финансовых средств в соответствии с утвержденной сметой.

• Финансовое обеспечение процессов разработки и внедрения СМК.

1.7. Предварительный аудит деятельности ОУ в области качества (диагностика проблем и определение путей их решения)

1) Проведение предварительного внутреннего и/или внешнего аудита деятельности ОУ в области качества с целью определения:

а) результативности и эффективности действующей системы управления качеством в учреждении:

б) соответствия оказываемых образовательных и иных услуг требованиям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон;

в) соответствия оказываемых услуг требованиям действующих нормативно-правовых актов;

г) результативности и эффективности учебно-воспитательных, управленческих, информационных и иных процессов в учреждении;

д) приоритетных направлений совершенствования процессов.

• Документированная фиксация проблем качества в учреждении и возможных путей их решения.

• Получение исходных данных для моделирования и оптимизации процессов и их взаимодействия.

• Результаты аудита могут рассматриваться как дополнительное доказательство необходимости внедрения в учреждении СМК.

1.8. Установление ключевых проблем качества в процессе самооценки.

1) Опрос персонала ОУ, как правило, в виде анкетирования, по вопросам управления качеством.

2) Анализ руководством учреждения результатов самооценки и разработка соответствующих предложений.

 

 

• Вовлечение персонала в процесс оценки системы управления качеством, ее недостатков и нереализованных возможностей.

• Определение ключевых (по мнению работников) проблем качества.

• Определение ключевых процессов и показателей деятельности, на которые персонал (по его мнению) может оказывать влияние при имеющихся ресурсных возможностях.

II. Этап реализации программы внедрения СМК

2.1. Планирование работ по разработке и внедрению СМК.

1) Разработка на основе утвержденных политики и целей, результатов аудита, самооценки и анализа деятельности учреждения в области качества развернутого плана-графика внедрения СМК.

2) Утверждение плана-графика внедрения СМК.

Примечание. План внедрения СМК целесообразно обсудить и одобрить (с учетом замечаний и предложений) на педагогическом совете ОУ. Окончательное утверждение Плана осуществляется приказом руководителя образовательного учреждения.

3) Контроль выполнения плана-графика внедрения СМК, внесение в него при необходимости корректирующих изменений.

• Определение задач и ответственных должностных лиц за качество и сроки выполнения запланированных мероприятий.

• Лучшее понимание сотрудниками сущности системы управления качеством.

2.2. Обучение сотрудников

1) Предварительное обучение персонала. На первом этапе обучения знакомство слушателей с принципами и методами менеджмента качества, основами построения и функционирования СМК, потенциальными возможностями и выгодами внедрения СМК для организации в целом и лично для работников.

2) Дополнительное обучение сотрудников учреждения по специально разработанным программам в зависимости от должности, вида трудовой деятельности и уровня профессиональной подготовки.

Примечание. Обучение сотрудников производит специально подготовленный сотрудник учреждения, например, ответственный за создание СМК, или внешние консультанты-преподаватели.

3) Организация и проведение семинаров, деловых игр (тренингов), круглых столов и иных мероприятий по вопросам менеджмента качества.

4) обучение работников на специализированных курсах по вопросам менеджмента качества образовательных учреждений или в процессе последипломной подготовки.

• Получение работниками знаний и навыков в области менеджмента качества, разработки и внедрения СМК.

2.3. Формирование позитивного отношения сотрудников к внедрению СМК и внутреннее принятие ими идей управления качеством.

 

1) Изучение потребностей и ожиданий персонала в отношении СМК (проведение социологических и социально-психологических исследований: анкетирование, интервью, тестирование, наблюдение и т.д.).

2) Разработка на основе результатов исследований и реализация программы социально-психологического сопровождения внедрения СМК, включая проведение разъяснительной работы.

3) Разъяснительная работа с персоналом по вопросам управления качеством и формирования СМК:

а) проведение совещаний, образовательных советов, конференций, семинаров, круглых столов, дискуссий, встреч с трудовым коллективом;

б) индивидуальная разъяснительная работа;

в) подготовка информационных материалов (брошюр, буклетов, листовок);

г) использование сайта ОУ (при его наличии);

д) подготовка ответов на наиболее часто встречающиеся и значимые для работников вопросы и использование их в процессе разъяснительной работы.

• Позитивное отношение сотрудников к внедрению СМК.

2.4. Мотивация персонала

1) Совершенствование системы трудовой мотивации с учетом вклада работников в создание, внедрение и функционирование СМК.

Примечание. Система трудовой мотивации должна внутренне восприниматься работниками как объективная и справедливая. В ней должны присутствовать два вида стимулирования: (1) внутреннее вознаграждение (чувство достижения результата, содержательности и значимости выполняемой работы, самоуважения). Внутреннее вознаграждение дает сама работа; (2) внешнее вознаграждение (материальное стимулирование (зарплата, премии), продвижение по службе, символы служебного статуса, престиж, социальное признание). Внешнее вознаграждение дает организация, в которой трудится человек. Оптимальный эффект дает сочетание этих двух видов вознаграждения.

2) Вовлечение персонала в процесс разработки и внедрения СМК.

• Повышение внутренней и внешней мотивации персонала в качественном и эффективном труде.

• Активное вовлечение сотрудников ОУ в процесс разработки и внедрения СМК приводит к большей приверженности персонала идеям повышения качества и дает возможность более эффективно использовать их способности.

2.5. Повышение результативности и эффективности процессов, их взаимодействия и управления

1) мониторинг и измерение (там, где это возможно), процессов и их взаимодействия.

2) Анализ и моделирование процессов и их взаимодействия, включающие:

- определение, идентификацию и структурирование процессов;

- определение последовательности и взаимодействия процессов;

- определение результативности и эффективности процессов и их взаимодействия;

- описание и разработку информационных карт процессов, в которых определены: ответственный за процесс; задействованные ресурсы; записи, подлежащие регистрации; основные участники и потребители процесса; схема процесса; показатели оценки его эффективности и результативности;

- описание и разработку блок-схемы взаимодействия процессов.

3) Планирование и обеспечение процессов ресурсами (кадровыми, материальными, финансовыми, информационными).

4) Составление перечня наиболее значимых процессов, требующих совершенствования или полного перепроектирования в первую очередь.

5) Осуществление корректирующих действий в целях постоянного совершенствования процессов и их взаимодействия.

• Повышение результативности и эффективности процессов и их взаимодействия на основе совершенствования СМК.

Документационное обеспечение СМК

1. Назначение ответственных за документационное обеспечение СМК в ОУ и его структурных подразделениях;

2. Разработка в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2008 и ГОСТ Р ИСО/ТО 10013-2007 документированной процедуры «Документационное обеспечение СМК».

3. Планирование, организация и контроль деятельности по разработке, внедрению и постоянному совершенствованию документационного обеспечения СМК:

а) определение перечня и видов документации, необходимой для функционирования СМК, а также основных требований к различным видам документации;

б) формирование и постоянная актуализация БД нормативно-правовых документов в области качества (стандарты СМК, государственных образовательные стандарты, методические рекомендации и т.д.), требования и основные положения которых должны учитываться при разработке и актуализации системы документирования СМК;

в) разработка, согласование и утверждение в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами локальных документов в области качества (руководства по качеству, документированных процедур, рабочих инструкций, планов качества и т.д.).

г) поддержание в рабочем состоянии системы документирования СМК, включая актуализацию документации, на основе периодического анализа и корректирующих действий.

• Повышение результативности и эффективности СМК на основе совершенствования ее документационного обеспечения.

• Приведение документационной системы образовательные учреждения и его структурных подразделений в соответствие с требованиями СМК и внешними требованиями.

• Ликвидация избыточной, дублирующей и некорректной документации.

III. Завершающий этап внедрения СМК

(является началом процесса ее постоянного совершенствования)

Завершение формирования СМК

 

 

1. Оценка внедренной СМК на соответствие требованиям действующих нормативно-правовых актов, внешних и внутренних потребителей и других заинтересованных сторон.

2. При необходимости разработка и осуществление корректирующих действий (впоследствии для поддержания СМК в рабочем состоянии мониторинг, анализ и процесс совершенствования СМК должны проводиться на постоянной основе).

Формирования СМК в учреждении

 

Заключение

СМК необходимо рассматривать как организационное нововведение, а процесс ее внедрения как объект постоянного управления со стороны руководства ОУ. В многочисленных публикациях в области инновационного менеджмента рассматриваются принципы, факторы, методы и технологии эффективного внедрения инноваций, поэтому для более детальной проработки вопроса внедрения СМК целесообразно обратиться к специализированной литературе. Отметим только, что новые идеи почти всегда встречают противодействие. Люди в силу своих психологических особенностей стремятся к стабильности и экономии своих когнитивных ресурсов. Они не хотят испытывать чувство неопределенности, сопряженное с чем-то новым. Работники, как правило, желают пользоваться своими наработанными установками и трудовыми навыками, для изменения которых требуются время и когнитивные усилия. Резкое изменение установочной системы человека приводит к стрессу, конфликтам, снижению эффективности и качества труда. Поэтому социально-психологическое сопровождение внедрения и функционирования СМК является одним из основных направлений деятельности руководства ОУ.

 

Источник: журнал «Управление образовательной организацией» N 4/2020.

 

 

[1] Руководству организации следует назначить своего представителя и наделить его полномочиями для внедрения, управления, постоянного контроля, оценки и координации СМК. Такое назначение призвано содействовать результативной и эффективной работе и улучшению СМК. В соответствии со стандартами менеджмента качества представитель должен нести ответственность и иметь полномочия, распространяющиеся на: 1) обеспечение разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии процессов, требуемых СМК; 2) представление отчетов руководству о функционировании СМК и необходимости ее улучшения; 3) содействие распространению понимания требований потребителей и других заинтересованных сторон всеми работниками организации.

Другие статьи по теме
Категория: Управление образовательной организацией | Добавил: zdrav1 (31.10.2020)
Просмотров: 60