Порядок работы с документами ограниченного доступа в органах управления образованием и образовательных организациях

Порядок работы со сведениями, составляющими государственную тайну, а также основные требования к обеспечению режима секретности в организациях определяются законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 29.07.2018) «О государственной тайне», другими нормативно-правовыми актами, регулирующими отношения, связанные с защитой государственной тайны. Регламент работы с секретными документами обязателен для всех сотрудников, выполняющих секретные и совершенно секретные работы.

Работники, которым предстоит постоянная работа с секретными материалами, могут быть назначены на должности только после оформления допуска по соответствующей форме в установленном порядке. С ними заключается договор (контракт), в котором они принимают на себя обязательства по неразглашению доверенных им сведений.

Контроль за организацией секретного делопроизводства, обеспечением режима секретности, сохранностью секретных документов осуществляет «Первый отдел».

Лица, допущенные к секретным работам и документам, знакомятся только с теми документами и выполняют только те работы, к которым они имеют отношение по роду служебной деятельности.

Исполнители секретных работ и документов должны знать, в части, их касающейся, правила учета, хранения, порядок пользования документами.

Лица, работающие с секретными материалами, обязаны:

а) строго хранить в тайне секретные сведения, ставшие им известными по службе; пресекать действия лиц, которые могут привести к их разглашению;

б) при составлении секретных документов ограничиваться минимальными, действительно необходимыми секретными сведениями; определять количество экземпляров в строгом соответствии со служебной необходимостью; пользоваться только специальными рабочими тетрадями, учтенными в «Первом отделе»;

в) все полученные для исполнения секретные документы вносить во внутреннюю опись; хранить только в рабочей папке, в личном сейфе (металлическом шкафу), который по окончании работы опечатывать личной печатью. Не допускать совместного хранения в рабочей папке секретных и несекретных документов;

г) при получении документа – проверить, имеется ли на нем учетный номер, гриф секретности, пересчитать количество листов и экземпляров, сличить эти данные с записями в карточке или журнале. Только после этого расписаться (с указанием даты) за получение документа;

д) своевременно возвращать полученные секретные документы. На исполненном документе делать отметку: «В дело». Все резолюции, указания и записи об исполнении, как правило, пишутся на самих секретных документах. На документы, предназначенные для массовой рассылки, исполнитель составляет список рассылки;

е) об утрате или недостаче секретных документов (отдельных листов), ключей от режимных помещений, сейфов, личных печатей немедленно сообщать в «Первый отдел»;

ж) при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку сдать или отчитаться перед уполномоченным «Первого отдела» за все числящиеся секретные документы.

По требованию сотрудников «Первого отдела» работники организации обязаны предъявлять для проверки все числящиеся за ними и имеющиеся секретные документы. При проведении служебных проверок в случаях нарушений правил выполнения секретных работ, разглашения секретных сведений, утраты документов представлять письменные объяснения на имя руководства организации.

Запрещается использовать секретные сведения в несекретной служебной переписке; вести переговоры по секретным вопросам по незащищенным линиям связи; снимать копии с секретных документов без письменного разрешения «Первого отдела»; выполнять секретные работы на дому; печатать документы закрытого характера на незащищенном компьютере; перевозить секретные документы, материалы и дела в общественном транспорте.

При подготовке документа, содержащего секретные сведения, исполнитель должен правильно определить степень его секретности. При этом необходимо руководствоваться Перечнем сведений, отнесенных к государственной тайне[1], и Правилами отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности[2].

Установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно».

Степень секретности определяется исполнителем и лицом, подписывающим документ. Гриф секретности проставляется на первом (титульном) листе в правом верхнем углу.

Гриф секретности сопроводительного письма должен соответствовать наивысшей степени секретности сведений, содержащихся как в самом письме, так и в приложении к нему.

Прием, учет и хранение шифротелеграмм, а также ознакомление с ними лиц, которым они адресованы, и исполнителей осуществляют работники «Первого отдела».

К ознакомлению с шифротелеграммами исполнители допускаются только по письменному указанию руководителя организации. Лица, ознакомившиеся с шифротелеграммами, разборчиво расписываются на них с указанием даты ознакомления, а в необходимых случаях и времени, делают отметку об исполнении.

Резолюции пишутся на шифротелеграммах. Писать резолюции, указания, поручения на отдельных листах бумаги не разрешается.

Передача шифротелеграмм от одних исполнителей другим, а также за пределы организации производится только через «Первый отдел».

По каналам шифрованной связи разрешается передавать важную и срочную информацию по секретным вопросам, а в исключительных случаях и по срочным несекретным вопросам, когда не представляется возможным или целесообразным ее направление другим способом.

Передавать один и тот же текст телеграммы в открытом и зашифрованном виде, вести переговоры о содержании по незащищенным линиям связи, снимать копии, делать какие-либо записи о содержании на неучтенных листах бумаги запрещается.

Шифротелеграммы составляются в единственном экземпляре.

По содержанию входящих и исходящих шифротелеграмм могут составляться краткие справки, которые учитываются в «Первом отделе», хранятся как документы соответствующей степени секретности.

Сведения, содержащиеся в шифротелеграммах, могут включаться в другие секретные документы (справки, письма и т.д.) только в тех случаях, когда степень их секретности не превышает степени секретности документов, в которые они включаются.

Ссылаться в этих документах на шифротелеграммы не разрешается.

За разглашение сведений, составляющих государственную тайну, либо утрату документов, иные нарушения требований по обеспечению режима секретности и сохранению государственной тайны виновные лица несут уголовную, административную или дисциплинарную ответственность, а также могут быть отстранены от секретных работ и документов.

 

Приложение к статье

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОБРАЩЕНИЯ СО СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ В ОРГАНЕ УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЕМ

 

I. Общие положения

 

1.1. Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органе управления образованием[3] (ОУО) (далее – Инструкция) определяет порядок обращения со служебными документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа (распространения).

1.2. Настоящая Инструкция определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.), содержащими информацию ограниченного распространения, в ОУО и подведомственных ОУО организациях.

Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.3. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности ОУО, а также подведомственных организаций, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

1.4. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

- акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан, а также производственных объектов;

- описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

- порядок рассмотрения заявлений и обращений граждан и юридических лиц;

- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

- сведения об исполнении бюджета, использовании государственных ресурсов, состоянии экономики и потребностях населения;

- документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.5. На документах (в необходимых случаях – и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

1.6. Установлены следующие категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения:

- по ОУО – руководитель ОУО, его заместители, руководители структурных подразделений;

- по подведомственным организациям – руководители организаций и их заместители.

Указанные должностные лица наделены полномочиями по снятию пометки «Для служебного пользования» с документов, необоснованно отнесенных к категории ограниченного распространения подчиненными им должностными лицами.

Право снятия пометки «Для служебного пользования» имеют:

- руководитель ОУО – с документа, которому присвоена эта пометка заместителем руководителя ОУО, руководителем структурного подразделения ОУО, руководителем или заместителем руководителя подведомственной организации;

- заместитель руководителя ОУО – с документа, которому присвоена эта пометка руководителем структурного подразделения ОУО, руководителем или заместителем руководителя подведомственной организации;

- руководитель структурного подразделения – с документа, которому присвоена эта пометка руководителем или заместителем руководителя подведомственной организации.

1.7. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения, за соблюдение ограничений, предусмотренных п. 1.4 настоящей Инструкции.

1.8. Директор административного департамента и начальник отдела защиты государственной тайны (при их наличии) вправе вносить предложения должностным лицам, уполномоченным относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, о внесении или снятии пометки «Для служебного пользования» по разрабатываемым или уже действующим документам.

1.9. Должностные лица, уполномоченные относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения (п. 1.6 настоящей Инструкции), устанавливают перечень лиц, организаций, которым направляется документ с пометкой «Для служебного пользования».

1.10. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица, принявшего решение о присвоении документу пометки «Для служебного пользования», не подлежит разглашению (распространению).

1.11. При изменении объективных обстоятельств, вследствие чего дальнейшая защита служебной информации ограниченного распространения нецелесообразна, по решению должностного лица в пределах его компетенции (п. 1.6 настоящей Инструкции) с них снимается пометка «Для служебного пользования».

Предложения и обоснования о снятии с документов пометки «Для служебного пользования» вносятся:

- по ОУО – руководителями структурных подразделений, подготовившими эти документы, а также директором административного департамента и начальником отдела защиты государственной тайны;

- по подведомственным организациям – руководителями подразделений подведомственных организаций, подготовивших эти документы, а также лицом, ответственным за работу службы делопроизводства.

1.12. К служебной информации ограниченного распространения допускаются работники ОУО на основании решения руководителя структурного подразделения ОУО, оформляемого в соответствии с Приложением N 1 к Инструкции. Данное решение доводится до указанных работников под роспись. Ответственность за своевременное внесение изменений в указанное решение несет секретарь структурного подразделения ОУО. Создание и передача документов, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, другим работникам, кроме указанных в абзаце первом настоящего пункта, запрещается.

1.13. Создание документов, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, в структурных подразделениях ОУО осуществляется на специально выделенном автоматизированном рабочем месте с закрытым доступом в общую информационную систему ОУО, определенном решением руководителя структурного подразделения ОУО (далее – АРМ). Создание иных документов на нем запрещается. Учет созданных документов со служебной информацией ограниченного распространения осуществляется в журнале учета по форме согласно Приложению N 2 к Инструкции.

За АРМ закрепляются работники из числа лиц, допущенных к служебной информации ограниченного распространения. Данные работники несут ответственность за правильное использование АРМ, осуществляют допуск к нему и контроль за правильным оформлением разрабатываемых документов.

АРМ обозначается табличкой размером 297 × 120 мм следующего содержания: «Место для разработки документов с пометкой «ДСП». Табличка устанавливается на видном месте.

1.14. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственные гражданские служащие ОУО и работники подведомственных организаций могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

1.15. Контроль за соблюдением установленных правил и порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения в ОУО возлагается на директора Адруководителя ОУОтивнго департамента, в подведомственных организациях – на их руководителей.

1.16. В случае ликвидации (прекращения деятельности) ОУО или подведомственных организаций, в том числе вследствие ликвидации или реорганизации, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

 

II. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

 

2.1. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

2.2. Прием, учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются работниками ОУО, указанными в Инструкции по делопроизводству.

2.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования»:

- создаются на АРМ. Разрешается хранение на АРМ созданных проектов документов с пометкой «Для служебного пользования» в электронном виде. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа исполнителем указываются количество отпечатанных экземпляров, кому они направляются, фамилия и дата печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты документа с пометкой «Для служебного пользования» на бумажном носителе уничтожаются его исполнителем с отражением факта уничтожения в журнале учета документов со служебной информацией ограниченного распространения (их черновиков), подлежащих уничтожению, по форме согласно Приложению N 3 к Инструкции. Уничтожение документов осуществляется с использованием бумагорезательной машины;

- учитываются отдельно от несекретной информации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. При регистрации указанных документов к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП»;

- передаются работникам структурных подразделений ОУО под расписку. Передача документов работникам в структурном подразделении ОУО осуществляется секретарем структурного подразделения ОУО по журналу учета документов со служебной информацией ограниченного распространения по форме согласно Приложению N 4 к Инструкции. Передача работником структурного подразделения ОУО, получившего документ, другому работнику структурного подразделения ОУО осуществляется только через секретаря структурного подразделения ОУО. Передача документов между структурными подразделениями ОУО осуществляется через административный департамент на основании рассылки, формируемой секретарем соответствующего структурного подразделения ОУО или секретариатом соответствующего заместителя руководителя ОУО образования и науки Российской Федерации по форме согласно Приложению N 5 к Инструкции. После получения документов в экспедиции административного департамента рассылка с росписью работников структурных подразделений ОУО возвращается исполнителю для отчетности. В исключительных случаях передача документов между структурными подразделениями ОУО может осуществляться нарочным, минуя экспедицию административного департамента, но только через соответствующего секретаря структурного подразделения ОУО;

- пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также могут быть переданы нарочным;

- размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения должностного лица, уполномоченного относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения в соответствии с пунктом 1.6 Инструкции. Допускается осуществлять размножение документов со служебной информацией ограниченного распространения на основании утвержденного соответствующим должностным лицом указания по исполнению в электронной регистрационной карточке документа системы электронного документооборота ОУО. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно по журналу учета размножения документов со служебной информацией ограниченного распространения по форме согласно Приложению N 6 к Инструкции, а также по журналу передачи в закладке «Исполнение» электронной регистрационной карточки документа в системе электронного документооборота ОУО. Перед размножением на титульном листе оригинала документа проставляется отметка о размножении с указанием регистрационного номера по журналу учета размножения документов со служебной информацией ограниченного распространения. На обороте последнего листа оригинала размножаемого экземпляра документа исполнителем указывается регистрационный номер по журналу учета размножения документов со служебной информацией ограниченного распространения, количество размноженных экземпляров, фамилия исполнителя и дата размножения документа. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенного экземпляра этого документа;

- хранятся в надежно закрываемых на замок шкафах (ящиках, хранилищах), опечатываемых печатью установленного образца. Ответственность за правильное оборудование мест для хранения документов в структурном подразделении ОУО возлагается на его руководителя. Запрещается хранение у работников ОУО документов в местах, не отвечающих требованиям настоящей Инструкции. В случае отсутствия у работника ОУО, получившего документ, оборудованного места для его хранения, работа с документом осуществляется только в течение рабочего времени. До окончания рабочего времени полученный работником ОУО документ сдается на хранение секретарю структурного подразделения ОУО. Обеспечение работников ОУО печатями установленного образца осуществляется административным департаментом.

2.4. Запрещается сканирование – введение в систему электронного документооборота электронной версии документов с пометкой «Для служебного пользования».

2.5. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем документа и руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

2.6. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

2.7. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту установленной формы. После уничтожения документов в учетных формах производится отметка со ссылкой на соответствующий акт.

2.8. Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.

2.9. При смене работника ОУО, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема, передачи документов и материалов к ним по установленной форме, который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения ОУО.

2.10. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом ОУО (подведомственной организации). В состав указанных комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.

2.11. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель ОУО или руководитель подведомственной организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю ОУО или руководителю подведомственной организации, назначившему комиссию.

2.12. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

 

Приложение N 1

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

 

Форма

 

УТВЕРЖДАЮ

________________________________________

(наименование должности руководителя

структурного подразделения ОУО)

________________________

(подпись)

 «__» __________ 202_ г.

 

СПИСОК

работников ______________________________________________________,

(наименование структурного подразделения ОУО)

допущенных к работе со служебной информацией ограниченного распространения

 

N п/п

      Должность      

   Фамилия и инициалы  

      Подпись     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Создание  документов, относящихся к служебной информации ограниченного распространения, осуществляется на специально выделенном автоматизированном рабочем месте в каб. _________.

Ответственными за правильное использование автоматизированного рабочего места являются:

1. ____________________________________________________________________

                  (Ф.И.О. работника, номер телефона и кабинета)

2. ____________________________________________________________________

                  (Ф.И.О. работника, номер телефона и кабинета)

Приложение N 2

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

 

Форма

 

ЖУРНАЛ

учета создаваемых документов со служебной

информацией ограниченного распространения

______________________________________________________

(наименование структурного подразделения ОУО)

 

 N

п/п

Дата разработки

Исполнитель

(фамилия

и инициалы)

Содержание

создаваемого

документа

Количество

листов

Количество

распечатанных

экземпляров

Подпись

исполнителя

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Примечание: Журнал учета создаваемых документов со служебной информацией ограниченного распространения прошивается, его страницы нумеруются, скрепляются печатью структурного подразделения и подписью секретаря соответствующего структурного подразделения ОУО.

Журнал учета создаваемых документов со служебной информацией ограниченного распространения ведется ответственным за автоматизированное рабочее место работником.

 

 

Приложение N 3

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

 

Форма

 

ЖУРНАЛ

учета документов со служебной информацией ограниченного

распространения (их черновиков), подлежащих уничтожению

_______________________________________________________________

(наименование структурного подразделения ОУО)

 

 N

п/п

Номер

доку-

мента

Содержание

документа

или

черновика

Номер

экземпляра

документа или

черновика

Коли-

чество

листов

Фамилия

и инициалы

исполнителя

документа

Дата

уничто-

жения

Подпись

исполнителя

об уничтожении

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение N 4

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

 

Форма

 

ЖУРНАЛ

учета документов со служебной информацией

ограниченного распространения

в _____________________________________________________

(наименование структурного подразделения ОУО)

 

 N

п/п

   Номер  

документа и

экземпляра

 Краткое 

содержание

документа

Количество

  листов 

Кому выдан

(фамилия и

 инициалы

работника)

  Подпись в 

получении или

ознакомлении,

    дата    

 Подпись 

в обратном

  приеме 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение N 5

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

 

Форма

 

РАССЫЛКА

документов с пометкой «Для служебного пользования»

по структурным подразделениям

 

Регистрационный номер документа: ______________________________________

 

Инд.

Наименование структурных подразделений

Номер экз.

Подпись

Фамилия

1

2

3

4

5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель структурного

подразделения ОУО или лицо,

исполняющее его обязанности          ______________________________________

                                          (подпись, фамилия и инициалы

                                            должностного лица, индекс

                                           структурного подразделения ОУО)

Документ разослан:                   ______________________________________

                                        (подпись сотрудника экспедиции)

 

 

Приложение N 6

к Инструкции о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

 

Форма

 

ЖУРНАЛ

учета размножения документов со служебной

информацией ограниченного распространения

______________________________________________________

(наименование структурного подразделения ОУО)

 

 N

п/п

Номер

документа и

его краткое

содержание

Исполнитель

(фамилия и

инициалы,

телефон)

Подпись в

приеме

документа

Дата

размно-

жения

доку-

мента

Коли-

чество

размно-

женных

экземп-

ляров

Подпись исполнителя в получении подлинника документа, его размноженных экземпляров и дата получения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Источник: журнал «Управление образовательной организацией» N 10/2020.

 

 

[1] Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента РФ от 30.11.1995 N 1203 (ред. от 23.07.2020).

[2] Правила отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности, утверждены Постановлением Правительства РФ от 04.09.1995 N 870 (ред. от 18.03.2016).

[3] К органам управления образованием относятся министерства, управления, департаменты, комитеты, отделы образования.

 

Другие статьи по теме
Категория: Управление образовательной организацией | Добавил: zdrav1 (31.10.2020)
Просмотров: 29