Как повысить эффективность управленческой деятельности на основе идей Стивена Кови (I часть)

Стивен Кови (1932 – 2012) – американский консультант и преподаватель по вопросам лидерства, организационного и персонального управления, личностного развития. Известен, прежде всего, как автор книги «Семь навыков высокоэффективных людей», которая в августе 2011 была названа журналом «Time» одной из 25 наиболее влиятельных книг в области управления.

Эта книга стала мировым супербестселлером. О чем эта книга? Во-первых, эта книга излагает системный подход к определению жизненных целей и приоритетов человека. Эти цели у всех разные, но книга помогает понять себя и четко сформулировать свои жизненные цели. Во-вторых, книга показывает, как достигать этих целей. И, в-третьих, книга показывает, как каждый человек может стать лучше и эффективнее. Причем речь идет не об изменении имиджа, а о настоящих изменениях и истинном самосовершенствовании.

Книга не дает простых решений и не обещает мгновенных чудес. Любые позитивные изменения требуют времени, работы и упорства. Но для людей, стремящихся максимально реализовать собственный потенциал, заложенный в них природой, эта книга может стать дорожной картой. Она особенно полезна для руководителей самого различного уровня, которым необходимо быть эффективными самим и которые должны повышать эффективность своих подчиненных. Изучая «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови, вы овладеваете философией и методологией эффективности.

Книжные прилавки сегодня изобилуют изданиями, которые учат приемам влияния на людей, правилам разговора по телефону, методам ведения переговоров, проведения совещаний и т.д. Все это очень важно и необходимо для руководителей организаций, однако для истинного успеха этого мало. Не хватает системного подхода, который бы соединял все эти умения в единую систему.

Рекомендации Стивена Кови универсальны, поскольку основаны на том, что он называет «естественными законами» – на принципах, правилах и закономерностях, действующих везде и всегда. Они действуют независимо от того, знаем ли мы о них или нет. «Семь навыков» могут одинаково успешно использоваться в любой сфере деятельности, в любой стране и в условиях любой национальной культуры.

Автор убежден, что «Семь навыков» представляют собой интегрированный подход к повышению личной и межличностной эффективности и что ключом к достижению этой цели являются не столько сами навыки по отдельности, сколько их взаимосвязь в единой системе. Эти принципы придуманы не Стивеном Кови, он не изобретал их, а всего лишь сформулировал и организовал в последовательную систему.

Если вы хотите достичь высочайших целей и добиться решения самых сложных задач, сформулируйте принцип, или естественный закон, определяющий результаты, к которым вы стремитесь, и следуйте ему. В конечном итоге успех любого начинания всегда приходит благодаря тому, что человек руководствуется принципами, с которыми этот успех связан. Например, принцип баланса между необходимостью удовлетворять сегодняшние требования и потребностью инвестировать в развитие способностей, которые позволят добиться успеха завтра, обойти невозможно.

Если мы начинаем верить в то, что являемся жертвами обстоятельств, и сдаемся, принимая концепцию детерминизма, мы теряем надежду и упорство, мы смиряемся с судьбой и перестаем развиваться. Подобная позиция характерна для многих способных и даже талантливых людей, а ее результатом становятся глубокое разочарование и даже депрессия. Конечно, можно уменьшить свои ожидания до такого уровня, чтобы никто и ничто вас не разочаровывало. Однако существует и противоположный подход, основанный на принципе роста и развития и позволяющий человеку осознать, что он сам является творцом своей жизни. Мы можем добиться душевной гармонии, имея ясное представление о своих приоритетах и живя, сосредоточив на них свои усилия и сохраняя по отношению к ним целостность своей личности.

Мы все очень разные, но при этом у нас много общего. Мы по-разному думаем, относимся к людям, реагируем на проблемы и принимаем решения, у нас разный жизненный опыт, знания, навыки, у нас разные, а иногда и противоположные ценности, мотивы и цели. Но существуют универсальные социально-психологические законы, которые нам не подвластны, но которые существуют и действуют независимо от того, знаем мы о них или нет. Эти законы могут помочь нам всем достигнуть внутренней гармонии, кардинально повысить личную эффективность и эффективность нашего взаимодействия с другими людьми.

Стивен Кови вовсе не хочет сказать, что такие элементы развития личности как навыки общения и ведения переговоров, конструктивного влияния на людей и позитивного мышления не приносят пользы и не являются порой абсолютно необходимыми для достижения успеха. Они действительно полезны. Однако это вторичные, а не первичные факторы. Фундаментальными принципами человеческой эффективности являются рассматриваемые ниже семь навыков высокоэффективных людей. Эти навыки основополагающие, они фундаментальны и обладают первичной значимостью.

В настоящее время многие руководители потеряли интерес к так называемым «психологам» и «мотиваторам», которым нечего предложить кроме развлекательных историй, перемежаемых банальностями. Серьезным людям нужна суть, нужно понимание; им нужен процесс, им нужна система. Они хотят решать проблемы, концентрируясь на принципах, дающих долгосрочные результаты. Новый уровень мышления должен включать понимание глубинных социально-психологических закономерностей.

В основе книги «Семь навыков высокоэффективных людей» лежит понятие навыка. Навык можно определить как в сознании и подсознании комплекс знаний и умений, но очень важно и желание развить у себя конкретный навык и эффективно применять его на практике. Знание определяет, что делать и зачем. Умение дает представление о том, как делать. А желание – это мотивация: хочу делать. Чтобы развить у себя какой-то навык, необходимы все три компонента. Работая над знанием, умением и желанием (мотивацией), мы можем выйти на новый уровень личной и межличностной эффективности.

Рассматриваемые в книге семь навыков – это не набор отдельных психологических приемов или формул. Находясь в гармонии с естественными законами развития, эта методика предлагает последовательный и в высшей степени интегрированный подход к развитию персональной и межличностной эффективности. Она помогает нам двигаться вперед от зависимости к независимости и взаимозависимости. Расшифруем последнюю фразу. Зависимым людям необходима помощь других, чтобы получить то, что им нужно. Независимые могут получить все, что им нужно, благодаря собственным усилиям. Взаимозависимые люди объединяют свои усилия с усилиями других людей, чтобы достичь наибольшего результата.

Независимость требует большей зрелости, чем зависимость. Независимость – это наше наиважнейшее достижение по отношению к самим себе. Однако независимость – не предел совершенства. Между тем нынешняя социальная парадигма возводит именно независимость на пьедестал. Достижение независимости является целью многих общественных движений и отдельных личностей. В большинстве книг по самосовершенствованию независимость определяется как высшая ступень развития личности, в то время как коммуникациям, работе в команде и взаимодействию отводится менее значимая роль.

Такое недопонимание концепции «взаимозависимости» приводит к тому, что это слово у многих ассоциируется с зависимостью. Истинная независимость характера побуждает нас действовать самостоятельно. Она освобождает нас от зависимости от обстоятельств и окружающих, давая ощущение свободы и повышая нашу самооценку. Однако она не является конечной целью эффективной жизни.

Для взаимозависимого существования мало одной только независимости мышления. Независимые люди, недостаточно зрелые для того, чтобы думать и действовать взаимозависимо, могут хорошо работать индивидуально, но никогда не станут хорошими лидерами, руководителями или членами команды. Взаимозависимость – проявление гораздо большей зрелости. Взаимодействуя, можно сделать гораздо больше, чем поодиночке, даже если сложить одиночные усилия отдельных индивидуумов. Взаимозависимость – это тот выбор, который способен сделать лишь независимый человек. Зависимые люди не могут выбрать для себя взаимозависимость. Для этого у них недостаточно сильный характер; они недостаточно владеют самими собой. Именно поэтому навыки N 1 (будьте проактивны), N 2 (начинайте, представляя конечную цель) и N 3 (сначала делайте то, что необходимо делать сначала), описанные в книге, посвящены способности владеть собой и управлять собой. Овладев этими навыками, зависимая личность становится независимой. Далее мы работаем над эффективной взаимозависимостью и развиваем навыки N 4 (думайте в духе выиграл/выиграл), N 5 (сначала стремитесь понять, а потом быть понятым) и N 6 (достигайте синергии).

Навык 7 – это навык самосовершенствования, это навык регулярного, сбалансированного обновления основных составляющих человеческой жизни. Он объединяет и связывает между собой все остальные навыки. Это навык постоянного совершенствования, который создает восходящую спираль роста, поднимающую вас на новые уровни понимания и применения каждого из навыков по мере их освоения. Седьмой навык, будучи усвоен глубоко, усилит первые шесть. Он сделает вас по-настоящему независимым и способным к эффективному проявлению взаимозависимости.

 

Навык 1. Будьте проактивны

Попытайтесь взглянуть на себя со стороны. Задумайтесь о том, каково ваше настроение в данный момент. Способны ли вы его определить? Что вы чувствуете? Как бы вы описали свое эмоциональное состояние? Теперь подумайте о том, как работает ваша мысль[1]. Все эти действия может делать только человек. Мы называем это самосознанием, или способностью анализировать собственный мыслительный процесс (точнее его направленность и результаты). Эта способность позволяет нам учиться не только на своем, но и на чужом опыте. Благодаря ей мы можем овладевать нужными навыками и отказываться от ненужных привычек. Самосознание влияет не только на наши установки и поведение, но и на то, как мы воспринимаем других людей. Мы будем, сами того не осознавая, проецировать на их поведение собственные намерения, при этом оставаясь уверенными в своей объективности. Это серьезно ограничивает как наш собственный потенциал, так и нашу способность взаимодействовать с другими людьми.

Стивен Кови не сторонник теории детерминизма, которую широко применяют для объяснения человеческой природы. Основная идея детерминизма состоит в том, что мы запрограммированы генетически и/или под влиянием социально-психологических условий определенным образом реагировать на тот или иной раздражитель. По мнению Стивена Кови только свобода выбора содержит в себе те уникальные качества, которые делают нас людьми. Что мы располагаем независимой волей – способностью действовать, опираясь на самосознание, независимо от какого-либо влияния извне. Это краеугольный камень системы взглядов Стивена Кови. Он считает, что наши уникальные человеческие способности возвышают нас над миром животных, и от степени их развития зависит возможность реализации нашего уникального человеческого потенциала. Между раздражителем и реакцией стоит наша величайшая сила – свобода выбора.

Первый и самый важный навык человека, высокоэффективного в любых обстоятельствах, – это навык проактивности. Хотя термин проактивность довольно широко используется сегодня в литературе, посвященной психологии управления, вы вряд ли найдете это слово в большинстве словарей. Оно означает нечто большее, чем просто активность. Оно означает, что, будучи людьми, мы несем ответственность за свою собственную жизнь. Наше поведение должно зависеть от наших решений, а не от нашего окружения. Мы можем подчинять наши чувства нашим ценностям и нашим принципам. Мы инициируем происходящее и несем за это ответственность.

Корнем слова «ответственность» является «ответ» – наш ответ на происходящие события. Высокоэффективные люди не уклоняются от ответственности. Они не объясняют свое поведение обстоятельствами и непростой ситуацией. Их поведение есть продукт их собственного сознательного выбора, базирующегося на ценностях, а не продукт окружающих условий, основанный на чувствах. Если наша жизнь стала зависеть от различных обстоятельств, то это потому, что мы – сознательно или нет – сделали свой выбор и позволили этим силам управлять нами. Делая такой выбор, мы становимся реактивными.

Реактивные люди часто находятся в зависимости от физических условий окружающей среды. Если погода хорошая, они чувствуют себя хорошо. Если погода плохая, то это сказывается на их настроении и работоспособности. Проактивные люди носят в себе свою собственную погоду. Для них не имеет значения, идет ли на улице дождь или светит солнце. Они движимы ценностями, и если ценностью для них является высокое качество выполнения работы, то оно никогда не будет зависеть от погоды.

Реактивные люди, кроме того, зависят от социальной среды, от «социальной погоды». Если окружающие относятся к ним хорошо, у них все в порядке, если же плохо, то они становятся закрытыми и занимают оборонительную позицию. Реактивные люди ставят свою эмоциональную жизнь в зависимость от окружающих, позволяя слабостям последних оказывать на них влияние.

Способность подчинять импульсивную реакцию своим ценностям составляет сущность проактивной личности. Реактивные люди движимы чувствами, обстоятельствами, условиями и своим окружением. Проактивные люди движимы ценностями – тщательно отобранными и принятыми. На проактивных людей также воздействуют внешние факторы: физические, социальные или психологические. Но их реакция на этот раздражитель, сознательная или нет, является выбором, основанным на ценностях.

Именно наша готовность уступить, наша покорность тому, что с нами происходит, наносят нам гораздо больший вред, чем само происходящее. Принять эту мысль очень трудно, особенно после того, как в течение долгих лет мы оправдывали свои несчастья обстоятельствами или поступками других людей.

Нам доставляет боль не то, что происходит, а наше отношение к происходящему. Разумеется, какие-то события могут доставлять нам моральные страдания или вызывать материальные трудности. Но наш характер, наша внутренняя сущность ни в коей мере не должны страдать от этого. Собственно говоря, наши самые тяжелые испытания становятся тем горнилом, в котором выковывается наш характер и развиваются наши внутренние силы – свобода, необходимая для того, чтобы справляться с тяжелыми обстоятельствами и воодушевлять на это других людей.

Человеческой природе свойственно стремление действовать, а не становиться объектом воздействия. Это, с одной стороны, наделяет нас способностью самим выбирать, как реагировать на определенные обстоятельства, и, с другой стороны, побуждает нас моделировать сами эти обстоятельства.

Проявлять настойчивость и инициативу не означает быть назойливым, бесцеремонным или агрессивным. Это означает осознавать свою ответственность за то, чтобы события развивались определенным образом.

Многие ждут, что то или иное событие произойдет само собой, или считают, что кто-то должен о них позаботиться. Однако хорошую работу получают в результате только проактивные люди: они решают проблемы, а не говорят о них, они проявляют инициативу и, опираясь на принципы, делают все необходимое для выполнения задачи.

Хороший способ определить степень нашей проактивности – это посмотреть, на что мы тратим большую часть своего времени и энергии. Каждого из нас волнует или заботит широкий спектр вопросов и явлений: здоровье, дети, служебные проблемы, политические, социальные и экономические проблемы и т.д. Часть этих проблем не подвластны нашему влиянию, а только вызывают беспокойство, тревогу, стрессовые ситуации.

Проактивные люди фокусируют свои усилия на том, что подвластно их влиянию. Реактивные люди, напротив, растрачивают свои усилия на том, что им не подвластно. Они фокусируют внимание на слабостях других людей, на проблемах внешней среды и обстоятельствах, на которые они не в силах повлиять. Это проявляется в постоянных жалобах и обвинениях, в высказываниях реактивного характера и в ощущении себя жертвой.

Вырабатываемая при этом негативная энергия в сочетании с пренебрежением теми сферами, в которых эти люди способны что-то сделать, заставляет их круг влияния сжиматься. Другими словами, мы не проявляем проактивную инициативу, которая необходима для позитивных изменений.

Если мы тратим свои силы, время, нервы, энергию на вещи, которые не можем изменить, то эти затраты будут не продуктивными. Мало того, эти затраты вычитаются из общей суммы нашей ограниченной когнитивной энергии (ресурсов), и ее может просто не хватить на действительно важные дела, которые мы могли бы сделать. Но мы слишком часто и помногу тратим свои ресурсы контпродуктивно.

Проблемы, с которыми мы сталкиваемся, относятся к одной из трех категорий:

1) проблемы, находящиеся под нашим прямым контролем (т.е. те, решение которых зависит от нас, они находятся в круге нашего влияния);

2) проблемы, находящиеся под нашим косвенным контролем (их решение зависит от других людей);

3) проблемы, находящиеся вне нашего контроля (на которые мы никак не можем повлиять: например, наше прошлое или уже сложившаяся ситуация).

Проактивный подход заключается в том, что первый шаг к решению проблем всех трех типов должен быть сделан внутри нашего сегодняшнего круга влияния.

Проблемы, находящиеся под нашим прямым контролем, можно решить, совершенствуя наши навыки. Очевидно, что они находятся в нашем круге влияния. Это, повторим, навыки N 1 (будьте проактивны), N 2 (начинайте, представляя конечную цель) и N 3 (сначала делайте то, что необходимо делать сначала). Для решения проблем, находящихся под нашим косвенным контролем можно прибегнуть к изменению наших методов влияния. Это навыки N 4 (думайте в духе выиграл/выиграл), N 5 (сначала стремитесь понять, а потом быть понятым) и N 6 (достигайте синергии).

Проблемы, находящиеся вне нашего контроля, требуют от нас лишь того, чтобы мы естественно и спокойно приняли эти проблемы такими, каковы они есть, и научились жить с ними, даже если это нам не нравится. Это вовсе не означает, что мы позволяем проблемам управлять нами. Мы действуем в духе молитвы: «Боже, дай мне мужества изменить то, что я могу и должен изменить, смирения, чтобы принять то, что изменить нельзя, и мудрости, чтобы отличить одно от другого».

Всякий раз, когда мы думаем, что проблема «где-то там», сама эта мысль и является проблемой. Мы позволяем тому, что находится вне нас – «где-то там», – управлять нами. Это – парадигма изменения «снаружи внутрь», согласно которой мы сможем измениться только после того, как изменится то, что вне нас.

Проактивный подход заключается в изменении «изнутри наружу»: быть другими и тем самым вызвать позитивные изменения в том, что вне нас, – я могу быть более находчивым, я могу быть более старательным, я могу быть более изобретательным, я могу быть более открытым для сотрудничества.

Проактивные люди постоянно расширяют круг своего влияния и берут на себя больше ответственности. Говоря, что вы ни за что не отвечаете, что от вас ничего не зависит, вы превращаетесь в жертву, лишая себя способности действовать. Если вы хотите исправить положение, то будете работать над тем, что вам подвластно (в своем круге влияния), – над самим собой (в первую очередь) и межличностными отношениями на основе освоенных навыков высокоэффективных людей.

Прежде чем мы полностью перенесем центр тяжести нашей жизни в круг влияния, необходимо рассмотреть две вещи из нашего круга забот, которые заслуживают самого серьезного внимания. Это последствия и ошибки.

Несмотря на свободу выбора своих действий, мы не обладаем свободой выбора последствий этих действий. Мы не можем вернуться в прошлое и избежать этих ошибок, мы не можем управлять естественными последствиями, возникшими как их результат. Большинство решений в нашем быстроменяющемся мире несет риск негативных последствий, потому что трудно, а порой и просто невозможно учесть все факторы и их взаимодействие. Это надо знать и это надо принять как данность. Проактивный подход к ошибке заключается в ее быстром признании, исправлении и извлечении необходимого урока. Такой подход превращает неудачу в успех. Как говорят, успех – это обратная сторона неудачи.

Однако если ошибку не признать, не исправить и не извлечь из нее урока, она переходит уже на другой уровень. В этом случае человек обычно встает на путь самообмана и самооправдания, логически обосновывая случившееся для самого себя и для других. Это укрывательство – вторая ошибка, которая, усиливая первую, придает ей непропорционально большой вес и наносит огромный ущерб личности.

Таким образом, наибольший вред нам приносят не ошибки – чужие или свои собственные, – а наша реакция на них. Наша реакция на любую ошибку влияет на качество очередного этапа нашей жизни. Важно немедленно признать и исправить свои ошибки, чтобы власть над этим очередным этапом принадлежала нам, а не им.

В самом центре нашего круга влияния находится наша способность принимать на себя обязательства и выполнять их. Наши обязательства перед самими собой и перед другими, а также наша верность этим обязательствам составляют сущность и наиболее яркое проявление нашей проактивности. Одновременно это является и основой нашего развития. Когда мы начинаем использовать свое воображение и независимую волю к действию – даем обещания, ставим цели и следуем им, – мы создаем основу своего характера, делая возможными все последующие позитивные явления в нашей жизни.

Мы можем дать обещание – и выполнить его. Или мы можем поставить перед собой цель и работать над ее достижением. Принимая на себя и выполняя обязательства, пусть даже совсем небольшие, мы начинаем создавать свой внутренний стержень, который помогает нам осознать, что мы обладаем самоконтролем, мужеством и силой, чтобы принять на себя еще большую ответственность за нашу собственную жизнь, за наши поступки. Давая себе или другим обещания и выполняя их, мы мало-помалу добиваемся того, чтобы наша воля не зависела от нашего настроения. Способность давать себе обещания и выполнять их – это база для развития основных навыков эффективности. Знание, умение и желание находятся под нашим контролем.

Мы ответственны за свою эффективность, за наше собственное счастье и, в конечном счете, за большую часть того, что происходит в нашей жизни. Ответственность – способность отвечать за происходящее, выбирать собственную реакцию – является основой самой эффективности и каждого из навыков эффективности, о которых пойдет речь далее.

А сейчас выберите какую-нибудь особенно угнетающую вас проблему в своей личной или профессиональной жизни. Определите, к какой категории она относится – к проблемам, находящимся под вашим прямым контролем, под косвенным контролем или вне контроля. Определите первый шаг, который вы можете предпринять для решения этой проблемы в своем круге влияния, и сделайте этот шаг.

 

Навык 2. Начинайте, представляя конечную цель

Хотя навык 2 применим ко многим обстоятельствам и аспектам нашей жизни, основное назначение девиза «начинайте, представляя конечную цель» заключается в том, чтобы уже сегодня начать с представления образа, картины или парадигмы цели вашей жизни. Это будет системой оценки или критерием, по которому вы будете оценивать все остальное. Каждая часть вашей жизни – то, что вы делаете сегодня, что будете делать завтра, на следующей неделе, в следующем месяце, – может быть рассмотрена в контексте единого целого, того, что по-настоящему имеет для вас значение. Постоянно сохраняя в мыслях четкий образ своей конечной цели, вы всегда будете отдавать себе отчет в том, что все, что вы делаете в любой конкретный день, не противоречит целям и критериям, которые вы сами определили для себя как наиболее важные. Вы всегда сможете быть уверены, что каждый прожитый вами день является исполненным смысла вкладом в ваше представление о своей жизни в целом.

Начинать, представляя конечную цель, – значит начинать с четкого осознания своего жизненного предназначения. Это значит понимать, к чему вы стремитесь, что позволит вам лучше представлять себе, где вы находитесь в данный момент, и каждый шаг делать в нужном направлении.

Невероятно легко попасть в ловушку активности, в круговорот дел и событий, расходуя все больше и больше усилий на то, чтобы карабкаться вверх по лестнице успеха – и все это для того, чтобы осознать, что лестницу эту приставили не к той стене. Можно быть очень занятым человеком и при этом не очень эффективным.

Часто оказывается, что победы, к которым мы стремились, – всего лишь мыльные пузыри, а успех был достигнут в ущерб тому, что, как мы вдруг осознали, является более важным. Люди самых разнообразных профессий – руководители, врачи, преподаватели, ученые, актеры, политики, бизнесмены, спортсмены и водопроводчики – часто тратят все силы на то, чтобы иметь больший доход, большую популярность или чтобы достичь определенного профессионального уровня, а потом обнаруживают, что их стремление к достижению этой цели затмило то, что на самом деле для них гораздо важнее и что теперь навсегда упущено.

Совсем иначе складывается наша жизнь, если мы действительно знаем, что является для нас самым важным, храним это в своем сознании и в соответствии с этим изо дня в день управляем собой, делая то, что имеет для нас первостепенное значение. Если наша лестница приставлена не к той стене, то каждый шаг по ее ступеням будет вести нас не туда, куда нужно. Мы можем быть очень занятыми, очень производительными, но по-настоящему эффективными мы станем лишь в том случае, если, начиная, будем представлять себе конечную цель. Может оказаться, что слава, достижения, деньги или что-то другое, к чему мы стремимся, даже частично не являются той стеной.

Когда вы начинаете, представляя себе конечную цель, вы обретаете совершенно иную перспективу.

Принцип «начинайте, представляя конечную цель» основывается на идее того, что все создается дважды. Существуют мысленное, или первое, творение и физическое, или второе, творение.

Посмотрите, например, как строится дом. Вы создаете его в мельчайших деталях еще до того, как забьете первый гвоздь. Вы стараетесь предельно четко представить себе, каким он должен быть. Если это дом для большой семьи, то вы предусмотрите в нем семейную гостиную – место традиционного сбора домашних. Вы дворик для детей, чтобы они могли играть на свежем воздухе. Вы оперируете идеями. Вы напрягаете свой интеллект, пока не получите четкий образ того, что вам хочется построить.

Затем вы превращаете замысел в проект и разрабатываете строительные чертежи. Все это делается до того, как лопата впервые вонзится в землю. В противном случае во время работы над вторым – физическим – творением вам придется вносить дорогостоящие изменения, которые могут значительно повысить стоимость постройки вашего дома.

Помните правило «семь раз отмерь, один раз отрежь»? Вам следует удостовериться в том, что проект – ваше первое творение – именно то, что вам нужно, и вы как следует все продумали. И только после этого вы можете приступать к воплощению своего проекта в кирпиче. Вы начинаете, представляя себе конечную цель.

От того, насколько четко вы представляете себе конечную цель, зависит ваша способность как руководителя создать эффективную организацию.

Все создается дважды – таков принцип. Однако не всегда первое творение – результат осознанного плана. В личных делах, не развивая своего самосознания и не беря на себя ответственность за первое творение, мы позволяем другим людям и обстоятельствам, находящимся вне нашего круга влияния, в значительной степени формировать нашу жизнь по умолчанию. Мы реактивно живем по сценариям, навязанным нам нашей семьей, сослуживцами, планами других людей, давлением обстоятельств, – по сценариям, пришедшим из прошлого, из нашего обучения и условий нашего развития.

Эти сценарии исходят от людей, а не определяются принципами. Они произрастают из нашей незащищенности, из нашей глубокой зависимости от других, из нашей потребности в одобрении и любви, в принадлежности к социальной группе, в ощущении нашей важности и значимости для других.

Навык 2 «Начинайте, представляя конечную цель» основан на принципах персонального лидерства. Лидерство – это не управление, управление вторично. Управление фокусируется на нижнем уровне: как мне сделать это наилучшим образом? Лидерство имеет дело с верхним уровнем: «Что именно я хочу сделать?» Говоря словами Питера Друкера[2] и Уоррена Бенниса[3], «суть управления заключается в том, чтобы делать что-то правильно, а лидерства – чтобы правильно выбрать то, что нужно делать». От управления зависит скорость подъема по лестнице успеха; лидерство определяет, к той ли стене приставлена лестница.

Эффективность зависит не только от того, сколько усилий мы прилагаем, но и от того, в каком направлении движемся. Преобразования, происходящие в наши дни практически в каждой отрасли и профессии, требуют, прежде всего, четкого лидерства, а уж потом управления. Сильное проактивное лидерство должно постоянно учитывать происходящие изменения и обладать силой для переориентации ресурсов в нужном направлении. Никакой успех в управлении не компенсирует провала в лидерстве. Однако лидерство – дело нелегкое, поскольку мы часто оказываемся в плену у парадигмы управления. Лидер должен определять приоритеты и пути развития организации. Он не должен погрязнуть в сиюминутных трудностях и повседневных мелочах. Лидер осуществляет стратегическое управление и решает стратегические задачи.

Развивая свое самосознание, многие из нас обнаруживают неэффективные привычки и сценарии жизни, несовместимые с тем, что мы по-настоящему ценим в жизни. Навык 2 говорит, что мы не обязаны жить по этим сценариям. Мы ответственны за то, чтобы, используя свое воображение и творческий потенциал, создавать новые сценарии, более эффективные, в большей мере соответствующие нашим ценностям и принципам, придающим этим ценностям особое значение.

Начинать, представляя себе конечную цель, – значит подходить к своей роли и своим целям с ясным пониманием своих ценностей и направления движения. Каждый день надо начинать, твердо помня о своих ценностях и о своих целях. Это ядро Вашей личности.

 

Навык 3. Сначала делайте то, что необходимо делать сначала

Навык 3 связан, прежде всего, с персональным управлением временем. Лучшая идея в этой сфере может быть передана одной фразой: «Организуйте свои действия на основе приоритетов». Эта фраза отражает суть управления временем. Для эффективной реализации идеи, заложенной в этой фразе, разработано множество разнообразных методов и инструментов. Тайм-менеджмент предлагает сосредоточиться на постановке конкретных целей – долгосрочных, промежуточных и краткосрочных, на достижение которых должны быть направлены время, ресурсы и энергия. К этому прибавляется ежедневное планирование – составление конкретного плана достижения данных целей или выполнения действий, которые, как ожидается, должны принести наибольший успех.

Однако у такого подхода есть некоторые существенные недостатки. Во-первых, он сужает видение, поскольку при ежедневном планировании высок риск того, что будут упущены важные элементы, которые можно увидеть лишь при более широком взгляде на вещи. Само выражение «ежедневное планирование» подчеркивает концентрацию на срочном – на том, что «сейчас».

Хотя тайм-менеджмент и обеспечивает с помощью приоритетов упорядоченность действий, он не принимает во внимание, насколько вообще важны и нужны эти действия, – т.е. не рассматривает действие в контексте стратегических целей. Кроме того, при всей значимости такого подхода люди начали осознавать, что такое планирование и управление временем, нацеленные на «производительность», часто на самом деле становятся контрпроизводительными. Нацеленность на производительность порождает ожидания, которые приходят в столкновение с возможностью развивать плодотворные отношения, удовлетворять человеческие потребности и наслаждаться обычными радостями повседневной жизни. В результате многие люди отказываются от жестких методов управления временем, которые, по их мнению, слишком ограничивают их жизнь, встраивая ее в жесткую схему. Однако стремясь сохранить непосредственность и вкус жизни, они вместе с водой выплескивают и младенца, возвращаясь к более простым методам управления временем, пытаясь как-то упорядочить и систематизировать все, что требует от нас затрат времени и сил.

Однако есть альтернатива. Сегодня уже многие перешли на новый, совсем иной уровень. Теперь стало понятно, что термин «управление временем» на самом деле является неверным, поскольку задача заключается не в том, чтобы управлять временем, а в том, чтобы управлять самим собой. Вместо того чтобы сосредоточиваться на действиях и времени, новый уровень фокусирует наши ожидания на сохранении и развитии отношений и на достижении результатов. Суть эффективного управления временем можно уяснить из представленной матрицы.

 

Матрица управления временем

 

 

Срочные

Несрочные

Важные

I

Дела:

Критические ситуации.

Неотложные проблемы.

Проекты с горящим сроком исполнения.

II

Дела:

Профилактические действия, поддержание в должном состоянии ресурсов и средств.

Установление связей.

Поиск возможностей.

Планирование.

Неважные

III

Дела:

Посторонние разговоры и телефонные звонки.

Какая-то корреспонденция, какие-то сообщения.

Некоторые встречи.

Предстоящие неотложные дела.

Распространенные виды деятельности.

IV

Дела:

Мелочи, отнимающие время.

Корреспонденция.

Звонки.

Пустая потеря времени.

Праздное времяпрепровождение.

 

Как видно из матрицы, виды деятельности определяются двумя факторами: срочностью и важностью. Срочное – то, что требует немедленного внимания. Это то, что можно обозначить словом «сейчас». Срочное воздействует на нас. Звонящий телефон – это срочное. Для большинства из нас недопустима даже мысль о том, чтобы не снять трубку, когда звонит телефон.

Вы можете потратить много часов, готовя материалы и все остальное для того, чтобы встретиться с вашим партнером или своим руководителем и обсудить какую-то проблему, но если в тот момент, когда вы находитесь в его кабинете, раздастся телефонный звонок, этот звонок, безусловно, перевесит все остальное.

Когда вы кому-либо звоните, вам вряд ли скажут: «Пожалуйста, не вешайте трубку, я подойду через пятнадцать минут». Но тот же самый человек, если вы сидите в его кабинете, вполне может заставить вас столько же времени дожидаться окончания его телефонного разговора.

Срочные дела обычно очевидны. Они давят на нас, требуют немедленных действий. Нередко они носят общераспространенный характер. Часто они общеизвестны. Порой они приятны, несложны, делать их одно удовольствие. И очень часто они оказываются неважными!

Важное, с другой стороны, имеет отношение к результатам. Важным является то, что способствует реализации вашей миссии, соответствует вашим ценностям и вашим наиважнейшим целям.

Мы реагируем на срочное, по отношению к нему мы реактивны. Важные, но не срочные дела требуют от нас большей инициативы, большей проактивности. Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить какой-то результат. Если мы не используем навык 2 и у нас нет четкого представления о том, что важно, о тех результатах, которых мы хотим достичь, то мы легко переходим к реагированию на срочное.

Взгляните на квадраты матрицы управления временем еще раз. Квадрат I представляет одновременно срочное и важное. Его отличие заключается в том, что он приносит значительные результаты и требует немедленного внимания. У каждого из нас есть какое-то количество дел, относящихся к квадрату I. Однако многие люди оказываются полностью ими поглощены.

Когда вы сосредоточиваетесь на Квадрате I, он становится все больше и больше, пока не накроет вас целиком, как огромная волна. Эта волна-проблема накатывает, обрушивается на вас и сбивает с ног. Вы боретесь с этой волной, но, едва справившись с нею, попадаете под очередную.

Есть и другие люди – те, кто значительную часть своего времени тратят на срочный, но неважный Квадрат III, думая, что пребывают в Квадрате I. Большую часть своего времени они тратят, реагируя на срочное, считая, что это также и важное. Но в действительности срочность этих дел часто основана на приоритетах и ожиданиях других людей.

Образ жизни тех, кто тратит время почти исключительно в Квадратах III и IV, можно назвать безответственным.

Эффективные люди держатся подальше от Квадратов III и IV, поскольку относящиеся к ним дела, пусть даже и срочные, не являются важными. Кроме того, эффективные люди уменьшают размер Квадрата I, проводя больше времени в Квадрате II.

Квадрат II – это основа эффективного персонального управления. Он представляет то, что, не являясь срочным, является важным. Он включает в себя такие действия, как определение стратегических целей, выстраивание отношений, долгосрочное планирование, профилактика кризисных и иных чрезвычайных ситуаций, подготовка – все те дела, которые мы считаем нужными и важными, но за которые редко заставляем себя взяться, поскольку они несрочные.

Перефразируя Питера Друкера, можно сказать, что эффективный человек мыслит не проблемами, а возможностями. Эффективные люди мыслят упреждающе. У них тоже случаются кризисы и чрезвычайные ситуации из Квадрата I, требующие немедленного внимания, но количество их сравнительно невелико. Такие люди сосредотачиваются на важных и несрочных делах из Квадрата II, на делах высокого порядка, создающих новые возможности. На языке управления временем это называется принципом Парето: 80 процентов результатов проистекает из 20 процентов усилий. Для работы над Квадратом II вы должны стать проактивным (см. навык 1), поскольку на вас оказывают влияние Квадраты I и III. Чтобы сказать «да» важным приоритетам Квадрата II, нужно научиться говорить «нет» другим, порой даже срочным делам. Используя матрицу управления временем, всегда классифицируйте Ваши дела. Являются ли они важными? Являются ли они срочными? В какой из квадратов матрицы они вписываются?

Нужно решить, каковы ваши наивысшие приоритеты, и иметь мужество, чтобы вежливо, с улыбкой и не оправдываясь сказать «нет» всему остальному. Даже если это срочное дело вполне достойно, оно, если вы не сможете сказать «нет», помешает вам сделать нечто большее и лучшее.

Мы постоянно говорим чему-то «да» или «нет». Опора на верные принципы и сосредоточенность на стратегических целях наделяют нас мудростью, помогающей сделать свой выбор эффективным. Суть эффективного управления временем заключается в том, чтобы организовать самого себя и действовать на основе сбалансированных приоритетов.

Вам необходим такой инструмент, который бы вас вдохновлял, побуждал, помогал бы вам уделять необходимое время делам из Квадрата II, так чтобы вы занимались предотвращением кризисов, а не работой в условиях кризиса. На взгляд Стивена Кови, чтобы это получалось наилучшим образом, надо организовывать свою жизнь на основе недельного планирования. Вы можете по-прежнему планировать события дня и определять их приоритетность, но основной упор должен делаться на недельную организацию деятельности. Организация на недельной основе обеспечивает большую сбалансированность и содержательность, чем ежедневное планирование. Похоже, что неделя становится общепризнанной единой и цельной мерой времени. При этом не надо забывать о более долгосрочных стратегических планах.

 

Заключение к первой части статьи

В представленном материале были рассмотрены принципы самоуправления. Это наш внутренний мир, это наша личность, это наше мироощущение и мы можем влиять на них путем использования вышеописанных навыков N 1 (будьте проактивны), N 2 (начинайте, представляя конечную цель) и N 3 (сначала делайте то, что необходимо делать сначала). Успешное освоение и практическое применение указанных навыков поможет нам развить способность владеть собой и управлять собой. Овладев этими навыками, вы становитесь более независимым, более эффективным в делах, зависящих от вас, от вашего мироощущения, способностей, мотивации и отношения к своим жизненным целям и обязанностям.

Но существует и другая сторона успешной деятельности. Если Вы руководитель, то отвечаете за все аспекты деятельности вверенной вам организации. Здесь успех зависит не только (и не столько) от ваших усилий, но и от усилий всего трудового коллектива. В таких условиях успех зависит от эффективной взаимозависимости и коммуникации на основе развития навыков N 4 (думайте в духе выиграл/выиграл), N 5 (сначала стремитесь понять, а потом быть понятым) и N 6 (достигайте синергии). Только освоив эти навыки, можно рассчитывать стать эффективным руководителем. Об этих трех навыках будет рассказано во второй части статьи, публикация которой планируется в следующем номере нашего журнала.

 

Окончание статьи в следующем номере журнала.

 

Источник: журнал «Управление образовательной организацией» N 2019/10

 

 

[1] Следует учитывать, что мы не осознаем сами мыслительные (когнитивные) процессы, а осознаем только их результаты, которые возникают в нашем сознании. Важно знать, что не все результаты мыслительного процесса пробиваются в наше сознание (оно не столь большое по объему и способности обрабатывать информацию). Часть из них остается на подсознательном уровне. – Прим. ред.

[2] Питер Фердинанд Друкер (19.11.1909 – 11.11.2005) американский учёный австрийского происхождения, экономист, публицист, педагог, один из самых влиятельных теоретиков менеджмента XX века.

[3] Уоррен Беннис (08.03.1925 – 31.07.2014) – американский ученый, психолог, консультант в области теории организации, получивший широкое признание как первопроходец современного подхода к исследованию лидерства. Его книги по теме лидерства изданы во многих странах мира.

Другие статьи по теме
Категория: Управление образовательной организацией | Добавил: zdrav1 (18.01.2020)
Просмотров: 110 | Теги: менеджмент