Как повысить эффективность работы руководителя образовательной организации (часть 3)

Из предыдущих частей настоящей статьи Вы узнали, что:

- в каждый момент времени можно сосредоточиться только на одной осознанно решаемой задаче;

- переключение с одной задачи на другую и обратно требует энергии; если то и дело переключаться, можно наделать ошибок;

- если выполнять одновременно несколько сознательных действий, точность и аккуратность работы резко снизятся;

- если качество и точность имеют значение, то единственный способ быстро выполнить два осознанных задания – выполнять их по очереди;

- многозадачность достигается без труда, если шаблоны (схемы мышления и поведения) задачи успели закрепиться в долговременной памяти;

- не надо пытаться делать два дела одновременно – от этого страдает качество и эффективность Вашей работы. Поэтому не заставляйте и своих подчиненных делать два дела одновременно - от этого страдает качество и эффективность их работы.

Как видно, ограничений у мозга много, но есть еще одна важная причина снижения эффективности его деятельности – отвлекающие факторы. Их можно разделить на внешние (тут все более-менее понятно) и внутренние (которые генерирует сам мозг в автоматическом режиме).

Для более эффективной работы необходимо научиться лучше владеть собой и не реагировать на всевозможные отвлекающие факторы, как внешние, так и внутренние. Кажется что решение – просто не замечать их, но игнорирование требует серьезных усилий. Отвлекают и свои собственные мысли, часто не относящиеся к делу (например, семейные проблемы или планы на предстоящие выходные). Мы понимаем, что такие мысли надо не пускать на сцену нашего сознания, но их торможение требует когнитивной энергии, объем которой и так ограничен. Итак, нам необходимо изменить свой мозг так, чтобы иметь возможность более эффективно сосредоточиться на главном.

 

Внешние отвлекающие факторы

Вокруг нас полно отвлекающих факторов. Надо сказать, что в сочетании с современными методами труда и рекомендациями быть всегда «включенным» они сильно снижают продуктивность работы. По результатам одного из исследований, в офисе отвлекающие факторы отнимают у сотрудника в среднем 2,1 часа в день. Результаты другого исследования показали, что люди отвлекаются в среднем после 11 минут работы над проектом. После этого на возвращение к первоначальной задаче уходит минут 25, а иногда сотрудник к ней просто уже не возвращается. Каждые три минуты человек переключается на другое действие – начинает звонить по телефону, отходит поговорить с кем-то за соседним столом, заглядывает в какой-то документ.

Трудность в том, что любой отвлекающий фактор, каким бы мелким и малозаметным он ни был, по определению отвлекает ваше внимание. Требуется усилие, чтобы вернуться к тому, чем Вы занимались, особенно если нейронные связи, задействованные при этом, новые или слабые. Всякий раз приходится заново активировать миллиарды свежих, недавно созданных нейронных контуров, любой из которых может в любой момент исчезнуть, как пушинка на ветру.

Моменты отвлечения не просто раздражают; они изматывают. К тому моменту, когда вам удастся вернуться к прерванному делу, ваша способность к сосредоточению снизится.

Если переключаться по десять раз в час (одно из исследований показало, что офисные работники делают это чуть ли не 20 раз в час), на продуктивные размышления будет тратиться лишь небольшая доля от времени, которое имеется в вашем распоряжении. Много отвлекающих факторов - значит меньше способность понимать, принимать решения, вспоминать, запоминать и концентрироваться. Результатом могут стать ошибки при выполнении важного задания. Кроме того, из-за частых отвлечений можно забыть хорошие мысли и потерять пришедшие в голову ценные идеи. Тяжело знать, что придумал что-то важное, и быть не в состоянии вспомнить, что именно (причем это станет новым отвлекающим фактором).

Отчасти решение этого вопроса связано с настройкой внешних раздражителей: сигналов электронной почты, звонков телефона, шума в офисе. Стоит представить себе, сколько энергии уходит на решение мыслительных задач высокого уровня, таких как планирование или создание чего-то нового, – и хочется приложить все силы и максимально избавиться от отвлекающих факторов, претендующих на внимание.

Судя по всему, одна из лучших стратегий повышения эффективности мыслительной деятельности – полностью блокировать внешние отвлекающие факторы, особенно если у вас их много (телефон, незапланированные посетители и т.д.).

Сохранять сосредоточенность достаточно трудно даже без отвлекающих факторов. Согласно результатам одного из исследований, человек удерживает мысль в среднем всего около десяти секунд, а затем перескакивает на что-то другое.

Сосредоточение требует усилий. Для мозга отвлечение на новую информацию, которая появляется рядом, – такое же безусловное действие, как, скажем, коленный рефлекс[1]. Одна из теорий на этот счет утверждает, что за миллионы лет человеческий мозг научился первым делом обращать внимание на все необычное. Все мы – потомки тех людей, которые сразу же обращали внимание на шуршание в кустах. Что-то новое или необычное всегда привлекает наше внимание (точнее его отвлекает).

На работе, как известно, очень много отвлекающих факторов. Есть внешние отвлекающие факторы – электронная почта, телефонные звонки, неразобранные папки на рабочем столе. Но есть еще внутренние отвлекающие факторы, такие как воспоминания о домашних делах, прошедшем отпуске и т.д., не связанные с текущим моментом трудовой деятельности. Другими словами, в Вашей кратковременной памяти существуют вещи, которые занимают место, но никак не участвуют в решении насущной проблемы; от них необходимо избавиться. Чтобы прифронтовая кора мозга, отвечающая за мыслительную деятельность, работала как следует, условия должны быть идеальными. Это то, что можно назвать гигиеной умственного труда.

Если учесть, как легко и по любой причине мы отвлекаемся, то можно лишь удивляться тому, что мы вообще в состоянии сохранять сосредоточенность. Для этого человеческие существа выработали в процессе эволюции специальные нервные механизмы, хотя работают они не так, как можно было бы подумать. Сосредоточенность мысли определяется не тем, как Вы стараетесь сосредоточиться, а тем, насколько хорошо вам удается тормозить ненужные вещи, не допуская их до сознания.

Судя по всему, способность человека к сосредоточению тесно коррелирует с его способностью эффективно использовать систему торможения. Если бы Вы были производителем автомобилей и разрабатывали новый тип машины, то непременно позаботились бы о том, чтобы тормоза у нее были сделаны из самых прочных и надежных материалов, потому что отказ тормозов – проблема очень серьезная. Но, как это ни печально, в процессе эволюции человеческого мозга произошло обратное, и система тормозов у человека является частью самого хрупкого, самого капризного и самого энергоемкого отдела мозга. Именно поэтому тормоза у нас далеко не всегда срабатывают наилучшим образом. Выбросить из головы раздражающую навязчивую мысль иногда бывает трудно. А сохранять сосредоточенность… ну, иногда это представляется просто невозможным.

Еще одна интересная особенность нашей тормозной системы, связанная с ее расположением, заключается в том, что способность человека к торможению снижается с каждой попыткой. Представьте, если бы тормозные колодки в автомобиле при каждом применении стирались бы, скажем, наполовину, а для восстановления их характеристик требовался бы длительный отдых.

Самоконтроль – ограниченный ресурс. После однократного применения самоконтроль у человека заметно снижается. Всякий раз после того, как Вы сумели остановить себя и удержаться от какого-то действия, бороться со следующим импульсом становится труднее.

Торможение отвлекающих факторов – ключевой навык, необходимый для сохранения сосредоточенности. Чтобы тормозить лишнее, нужно осознанно следить за внутренними мыслительными процессами и ловить ненужные импульсы прежде, чем они успеют закрепиться в мозге. Оказывается, всему свое время. Как только Вы начинаете какое-то действие, возникает энергетический контур, и остановить его становится гораздо труднее. Многие занятия имеют встроенные стимулы, которые усиливают возбуждение и помогают удержать внимание. После того как Вы запустили почтовую программу и увидели письма от людей, которых Вы знаете, остановиться и не прочесть их становится почти невозможно. Кроме того, большинство моторных и мыслительных действий порождают собственную инерцию. Стоит человеку решить, что он собирается встать со стула, как тут же активизируются соответствующие отделы мозга и десятки различных мышц. Начинает поступать кровь, перераспределяются потоки энергии. Чтобы остановить уже начатый процесс вставания со стула, потребуется намного больше запретительной энергии и физических усилий, чем на то, чтобы отказаться от этого намерения сразу же, как только у вас возникло такое желание. Чтобы не отвлекаться, полезно приобрести привычку отсекать ненужные варианты поведения как можно раньше, быстрее и чаще, до того как они успеют перехватить управление.

Мозг легко отвлекается, и на то, чтобы вернуться к прежним делам, уходит много энергии. Чтобы сохранять сосредоточенность, нужно не только научиться отключать сотовый телефон. Намного труднее научиться тормозить импульсы по мере их возникновения. Чтобы это делать, Вы должны наложить на них вето, прежде чем они обернутся действием.

Из вышеизложенного можно сделать несколько важных практических выводов:

1. Внимание легко рассеивается. Причем отвлекаемся мы чаще всего потому, что думаем о себе, поскольку при этом в мозге активизируется нейронная сеть ненаправленной активности.

2. Реакция на отвлекающие факторы истощает и без того скромные ресурсы префронтальной коры. Режим «всегда включен» (т.е. на связи с другими людьми при помощи технологических средств) может сильно снизить интеллектуальный потенциал человека примерно так же, как бессонная ночь. Сосредоточение возможно отчасти благодаря торможению реакций на отвлекающие факторы.

3. Торможение – очень энергоемкий процесс, потому что «тормоза» являются частью префронтальной коры. Всякий раз, когда Вы что-нибудь тормозите, ваша способность к дальнейшему торможению снижается.

4. Для эффективного торможения импульс следует поймать сразу после его появления, еще до того, как совершится действие.

Таким образом:

1. Если вам нужно сосредоточиться, устраните все внешние раздражители.

2. Уменьшите вероятность возникновения внутренних раздражителей, очистив свое сознание, перед тем как браться за сложное дело.

3. Улучшайте свою систему мысленного торможения, практикуйтесь в торможении всех типов, включая физическое действие.

4. Перехватывайте реакцию на отвлекающие факторы как можно раньше, прежде чем она проявится.

5. При обсуждении идей активируется больше нервных цепей, чем просто при размышлении о тех же идеях. Так проще сохранять сосредоточенность, да и сеть создается более устойчивая.

 

В поисках наибольшей эффективности

Для эффективного принятия решений и выполнения задач префронтальной коре нужен правильный уровень возбуждения. Нужно научиться не только устранять отвлекающие факторы, о чем шла речь ранее, но и выводить свой мозг на нужный уровень возбуждения. Оптимальный уровень возбуждения префронтальной коры повышает эффективность ее деятельности и качество принимаемых решений.

Исследователи уже 100 с лишним лет знают о существовании оптимального для достижения максимальной эффективности значения возбуждения. В 1908 г. ученые Роберт Йеркс и Джон Додсон обнаружили, что зависимость эффективности работы от уровня стресса напоминает перевернутую букву U. Они выяснили, что при низком уровне стресса эффективность тоже низка, при разумном среднем уровне она достигает максимума и дальше с повышением уровня стресса только снижается. Таким образом, стресс – это не обязательно плохо. Неверно думать, что если бы он полностью исчез из Вашей жизни, то эффективность Вашей деятельности повысилась бы. Чтобы вылезти утром из уютной постели, уже нужен определенный уровень стресса. Такой стресс называется эустрессом, или положительным стрессом; он помогает человеку сосредоточиться.

Многие люди просто не в состоянии сконцентрироваться, пока время не поджимает. Иногда страх и настоятельная необходимость помогают достичь нужного уровня сосредоточенности. Однако слишком сильное (выше определенного уровня) возбуждение снижает работоспособность.

 

 

Как активизировать внимание

Оптимальный уровень возбуждения положительно влияет на эффективность трудовой деятельности. Но что делать, если Вы «не проснулись», находитесь в заторможенном или расслабленном состоянии. Для этой ситуации существует методики повышения внимания и психического тонуса в целом.

Одна из них – возможно, самая простая и быстрая – состоит в том, чтобы повысить уровень адреналина, сделав задачу более «срочной» или «важной». Напугайте себя негативными последствиями невыполнения работы (только не переборщите). Если Вы напуганы, то очень внимательны к тому, что вас окружает (это эволюция). Страх несет с собой сильное и немедленное возбуждение. Ключевой момент такой методики – не дать воображению взять над вами верх и зажить собственной жизнью. Вам нужно разбудить мозг и придать ему достаточную мотивацию – но совершенно не нужно, чтобы страх вас мучил и мешал работе.

Еще один способ привести мозг в надлежащее нейрохимическое состояние связан с дофамином. Дофамин вырабатывается в различных ситуациях. Во-первых, его уровень повышается, когда орбитофронтальная зона коры выявляет что-то неожиданное или новое. Во-вторых, выработке дофамина способствует ожидание любого приятного события – чего угодно, что мозг воспринимал бы как награду. С точки зрения мозга ею может быть что-нибудь вкусное, деньги, карьерное продвижение, повышение собственной значимости и т.д.

 

Слишком сильное возбуждение – это плохо

Слишком сильное возбуждение может быть даже более серьезной проблемой, чем недостаточное. Люди повсюду испытывают информационные и эмоциональные перегрузки, под которыми обычно понимают слишком сильную стимуляцию нервной системы одновременно слишком большим числом мыслей и идей.

Перевозбуждение означает, что в префронтальной коре наблюдается слишком сильная электрическая активность. Чтобы снизить возбуждение, вам, возможно, потребуется уменьшить объем и скорость поступления информации, проходящей через ваше сознание. Если вам кажется, что Вы не в состоянии думать, полезно записать свои идеи, чтобы «выбросить их из головы». Если на Вашей мысленной сцене не нужно будет одновременно удерживать весь объем информации, в целом активности станет меньше.

Еще одна стратегия заключается в том, чтобы задействовать другие крупные области мозга, которые, в свою очередь, стремятся «выключить» префронтальную кору. К примеру, можно сосредоточиться на окружающих звуках; при этом активируются области мозга, задействованные в восприятии сенсорной информации. Можно также предпринять какие-то физические действия – к примеру, пойти прогуляться; при этом кислород и глюкоза устремляются к более активным участкам мозга, таким как двигательная область коры. В общем, если один отдел мозга перевозбужден, эту проблему иногда можно решить при помощи активации другого отдела. Конечно, можно просто сказать: «Если Вы перевозбудились, пойдите прогуляйтесь», – но полезно понимать, почему это работает.

Перевозбуждение возникает не только от отрицательных переживаний вроде страха или тревоги. Оно может быть связано и с более позитивными переживаниями, такими как радостное возбуждение. Переживание слишком большой радости негативно влияет на умственную деятельность.

 

P.S.

Мы рассмотрели недо- и перевозбуждение, но пока ничего не сказали о том, что происходит на вершине перевернутой буквы U, в оптимальной области. Венгерский ученый доктор Михай Чиксентмихайи изучает это состояние уже несколько десятилетий. В книге 1990 г. «Поток: Психология оптимального переживания» (Flow: The Psychology of Optimal Experience)[2] Чиксентмихайи пишет о том, что испытывает человек на вершине перевернутой буквы U – в оптимальном состоянии между слишком сильным стрессом (перевозбуждением) и скукой (недостаточным возбуждением). Такое состояние возникает, когда человек полностью погружен в переживание и время для него как будто останавливается.

Все мы мечтаем попасть в поток, потому что наградой за это состояние становится прилив энергии. Доктор Мартин Селигман, основатель позитивной психологии, считает потоковое состояние одним из трех главных движителей человеческого счастья. Он также считает, что потоковое состояние связано с использованием «сильных сторон» человека – набора поведенческих и мыслительных стереотипов (ментальных схем, установок), которые он освоил так хорошо, что они закрепились в памяти и перешли в разряд автоматических действий.

 

Источник: журнал «Управление образовательной организацией» N 2019/03

 

 

[1] Это нельзя изменить (это врожденное свойство мозга, выработанное в процессе эволюции), но можно и нужно учитывать при организации умственной деятельности.

[2] Чиксентмихайи М. Поток: Психология оптимального переживания. – М.: Смысл; Альпина нон‑фикшн, 2012.

Другие статьи по теме
Категория: Управление образовательной организацией | Добавил: zdrav1 (18.01.2020)
Просмотров: 115 | Теги: менеджмент