Как повысить эффективность работы руководителя образовательной организации (часть 2)

Как можно лучше используйте небольшое пространство

Поскольку существует ограничение на число мыслей, одновременно удерживаемых в сознании, можно сделать вывод: чем меньше мыслей присутствует в вашем сознании одновременно, тем лучше. Судя по всему, идеально, если в сознании фигурирует лишь одна идея, в которой Вы пытаетесь разобраться.

Когда говорят о повышении когнитивных возможностей, речь идет о приобретении и тренировке навыков работы. Можно научиться выводить информацию на сцену мышления[1] и убирать ее оттуда более эффективно за счет упрощения и группировки; можно научиться лучше и быстрее решать, что выпускать на сцену, а что держать в стороне – т.е. тщательно выбирать актеров. Каждый человек интуитивно пользуется в своей жизни всеми тремя перечисленными техниками. Но если разобраться в них как следует, то и пользоваться ими можно будет чаще и эффективнее, потому что отвечающие за них нейронные цепи станут «крепче» и удобнее в обращении, а искать их станет проще.

 

Упрощайте

Представьте, что Вы работаете на компьютере с ограниченной оперативной памятью (это означает, что в каждый конкретный момент рабочая память компьютера может содержать совсем немного текущей информации). Вы хотите создать небольшой, на одну страничку, документ с четырьмя хорошими (а значит, с высоким разрешением) цветными фотографиями. Всякий раз, когда Вы двигаете их по листу, компьютеру требуется несколько секунд, чтобы отрисовать все заново. Чтобы правильно расположить фотографии, лучше было бы подвигать по странице те же картинки с низким разрешением. Определившись с тем, где они должны располагаться, Вы затем сможете вставить на их место качественные цветные изображения. Специалисты по графическому дизайну постоянно пользуются техникой «огрубления» объектов. Сценаристы применяют для описания сюжета «раскадровку», где каждый «кадр» представляет собой несложный рисунок или короткий комикс, символизирующий сложное событие. Кадры‑события можно переставлять в любом порядке; это проще, чем каждый раз переделывать весь сценарий. Используя огрубленное, упрощенное представление некой мысли или концепции, мы тем самым высвобождаем ресурсы для важных дел, таких как оценка концепций с разных точек зрения, добавление или исключение отдельных элементов или изменение порядка их следования.

У успешных руководителей способность упрощать сложные идеи, обнажая их суть, со временем входит в привычку. Часто это единственный способ принять по-настоящему сложное решение. Просто – хорошо, но лучше всего - очень просто. Если свести сложные идеи к небольшому числу простых понятий, манипулировать ими становится гораздо проще – как в собственном сознании, так и в сознании окружающих.

 

Группируйте (формируйте блоки информации) и структурируйте (устанавливайте связи)

Проведем небольшой эксперимент. Дано задание: запомнить за десять секунд последовательность из десяти цифр: 3659238362. Вы можете без труда повторить эту последовательность? А теперь за десять секунд запомните новую последовательность, 7238115649, но на этот раз разбейте цифры на пары и читайте их как двузначные числа (семьдесят два, тридцать восемь и т. д.): 72-38-11-56-49.[2]

Если Вы проводили этот опыт с секундомером, то должны были заметить, насколько легче запоминается вторая последовательность. Множество экспериментов показывают, что при освоении сложных алгоритмов мозг автоматически группирует информацию в блоки определенного размера. Он приблизительно связан со временем, за которое Вы называете про себя каждую группу. К примеру, проще говорить «семьдесят два, тридцать восемь, одиннадцать, пятьдесят шесть, сорок девять», чем «семь тысяч двести тридцать восемь, тысяча сто пятьдесят шесть» и т. д. Блоки, возникающие при чтении четырехзначных чисел, слишком велики, чтобы легко оставаться в памяти. Ключевой фактор здесь – время: чтобы мысленно вспомнить или назвать вслух лучший, самый удобный блок, нужно меньше двух секунд.

В статье Филипа Росса «Исследование процессов мышления» (The Expert Mind), опубликованной в 2005 г. в журнале «Scientific American Mind», рассказывается, как настоящие мастера играют в шахматы. Автор напоминает, что шахматисты заводят для себя названия (т.е. блоки) для целых игровых позиций. У них может быть один блок для партии, где противник первым ходом выдвигает крайнюю левую пешку на одну клетку, и другой – для партии, где он выдвигает ту же пешку на две клетки. Мастера наблюдали развитие того и другого вариантов игры так много раз, что помнят партии от начала до конца и могут воспроизвести их целиком практически мгновенно. Это позволяет им с легкостью сравнивать оба блока. Шахматные мастера не продумывают партию на 100 шагов вперед. Они, как простые смертные, удерживают в голове одновременно лишь несколько блоков, но каждый из них представляет вариант развития игры на несколько десятков ходов.

Судя по всему, чтобы стать настоящим специалистом в любой области, необходимо создать у себя в голове большое количество готовых блоков, которые позволят вам принимать решения быстрее и лучше любого неспециалиста. В настоящее время считается, что на овладение мастерством и наработку достаточного количества необходимых «кирпичиков» уходит около десяти лет практики.

Вообще, группирование объектов позволяет нам взаимодействовать со сложными структурами не только на шахматной доске, но и во многих других областях Вашей жизни, в том числе и во внутренней, духовной. Представляется, что три-четыре блока – это идеальное количество, которое можно одновременно удерживать в сознании.

Естественно, мозг стремится сгруппировать объекты всякий раз, когда Вы выходите за пределы емкости своей мысленной сцены. Вы группируете, сами того не замечая. Как и в случае с упрощением, глубокое понимание этого процесса – вместо чисто интуитивных действий – поможет вам группировать чаще и значительно эффективнее.

 

Отбирайте информацию

Если Вы быстро заполняет свое сознание (сцену) многими подробностями, готовьтесь к торможению, ошибкам и снижению эффективности обработки информации. Если сцена (сознание) слишком забита, на ней уже ничего невозможно обрабатывать.

Представьте, что Вы проводите совещание с коллегами и должны принять важное решение о том, стоит ли внедрять в Вашей организации полноценную систему управления качеством образовательных услуг или просто ограничится минимумом, выполнить который необходимо в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами в этой сфере. Обсуждать многочисленные доводы «за и «против» и их значимость для принятия решения можно бесконечно, поэтому полезнее всего, чтобы на Вашей сцене оказались бы следующие четыре блока:

1. Общие цели Вашей организации;

2. Желаемый результат Вашей встречи, к примеру, решение: да или нет;

3. Основной аргумент в пользу принятия такого решения;

4. Основной аргумент против принятия такого решения.

Если вспомнить предыдущие выводы, то будет еще проще, если Вы не станете держать эти четыре пункта на своей мысленной сцене, а поместите куда-нибудь, где их можно увидеть, – запишете на бумаге или доске.

Часто бывает, что человек в подобной ситуации, вместо того чтобы тщательно отобрать информацию, позволяет деталям  (подробностям) нового дела (проекта) целиком ее заполнить. Дело в том, что эти подробности свежи в памяти и с легкостью проникают на сцену вашего сознания, тогда как перечисленные здесь вопросы, хотя и важны, все же слегка абстрактны; размышления о них требуют усилий. Не забывайте, что все мы предпочитаем думать о том, о чем размышлять легко, а не о том, о чем следовало бы. Это вытекает из присущего свойства человеческого мозга экономить свои когнитивные ресурсы.

Как выбрать для сцены наилучших в данный момент актеров? Из того, что мы уже узнали о мозге, следует, что принятие решения само по себе требует много энергии и пространства. Поэтому лучше делать это как можно раньше, пока у вас достаточно ментальной энергии, и использовать визуализацию, а также упрощение и группирование.

Из вышесказанного можно сделать несколько важных выводов:

1) сцена сознания мала, гораздо меньше, чем обычно кажется;

2) чем меньше информации вы одновременно удерживаете в сознании, тем лучше для качества и эффективности ее обработки;

3) новые концепции занимают на сцене больше места, чем хорошо знакомые;

4) эффективность памяти снижается, если вы пытаетесь одновременно удерживать в сознании больше, чем одну мысль;

5) если вам нужно выбрать из нескольких объектов, то оптимальное их число для сравнения два;

6) оптимальное число различных концепций, которые можно одновременно удерживать в сознании, не превышает трех или четырех.

На основе этих выводов можно дать конкретные практические рекомендации:

1) упрощайте информацию, сосредоточившись на самых ярких элементах концепции;

2) всякий раз, когда у вас накапливается слишком много информации, группируйте ее и формируйте блоки;

3) учитесь выводить на сцену Вашего сознания в первую очередь самых важных актеров, а не тех, кого привлечь проще всего.

Существует ограничение не только на количество информации, с которым можно одновременно работать, но и на то, что именно Вы можете с ней делать в каждый конкретный момент. Стоит выйти за этот предел – и что-нибудь гарантированно пострадает: либо точность, либо качество. Необходимо перенастроить свой мозг так, чтобы он мог более эффективно жонглировать несколькими мыслительными задачами одновременно.

 

В один промежуток времени решайте только одну задачу

Хотя человек способен удерживать[3] в сознании одновременно несколько блоков информации, он не в состоянии совершать с ними одновременно больше одного сознательного действия; в принципе это возможно, но качество обработки информации обязательно пострадает. Иными словами, у нас уже три ограничения:

1) работа сцены требует много энергии;

2) одновременно на ней может разместиться лишь горстка актеров;

3) эти актеры в каждый момент времени могут играть лишь один эпизод.

Физически можно иногда выполнять одновременно несколько ментальных задач, но точность и производительность операций при этом быстро снижаются. Большинство людей на собственном опыте сталкивались с этим ограничением. Несложно вести машину и разговаривать по телефону, если Вы едете по хорошо знакомому маршруту. Но стоит попасть в новое место, как разговор тут же замедлится. Попробуйте, оказавшись в чужой стране, ехать по непривычной стороне дороги, и Вы обнаружите, что на это уходит все ваше внимание без остатка. Переключиться на другую радиостанцию, одновременно ведя машину по непривычной стороне дороги, почти невозможно – до тех пор, пока новый способ езды не закрепится в долговременной памяти и не станет естественным. Точно так же, стоит изменить на клавиатуре компьютера расположение всего одной клавиши, и скорость набора серьезно упадет. Мозгу придется заниматься двумя вещами одновременно: не только следить за содержанием документа, но еще и помнить, где расположены клавиши.

Чтобы понять, почему эффективно можно решать только одну задачу, рассмотрим эти процессы подробнее.

ПОНИМАНИЕ новой идеи подразумевает создание в префронтальной коре схем, представляющих новую входящую информацию, и организация их связи с уже существующими картами остальной части мозга. Создание новых ментальных схем требует большого количества когнитивной энергии.

При ПРИНЯТИИ РЕШЕНИЯ в префронтальной коре активируется некий набор схем, из которых выбирается одна. Мы удерживаем на сцене зрителей из зала и выбираем из них лучших, как на прослушивании для записи в хор. Если их (альтернатив  решений, идей, мыслей) слишком много, то выбор затрудняется.

ВСПОМИНАНИЕ подразумевает просмотр в памяти миллиардов схем и вызов нужных в префронтальную кору. При ЗАПОМИНАНИИ следует удерживать схемы в фокусе внимания префронтальной коры достаточно долго, чтобы они запечатлелись в долговременной памяти. ТОРМОЖЕНИЕ подразумевает попытку не активировать определенные схемы, чтобы они не мешали приоритетной мыслительной деятельности. Мы как бы пытаемся удержать некоторых актеров вне сцены.

Каждый из этих процессов подразумевает сложные манипуляции с миллиардами нейронных связей. Ключевой момент здесь в том, что до начала очередной операции необходимо завершить предыдущую[4], – по той же причине, по которой наша мысленная сцена так мала: в каждом процессе расходуется невероятное количество энергии и задействуются в значительной степени одни и те же связи. Для сравнения представьте себе калькулятор: на нем невозможно одновременно умножать и делить.

При любой сознательной деятельности ваш мозг работает последовательно: одно действие за другим[5]. Он может воспринимать несколько потоков информации только при условии, что с ней не надо ничего делать.

Когда взрослые люди выполняют одновременно две когнитивные задачи, их когнитивные возможности иногда падают до уровня ребенка. Это явление получило название интерференция при выполнении двух совмещенных действий. Выполнение двойного задания занимает больше времени, снижает качество и не дает экономии по сравнению с их последовательным выполнением. Эта закономерность наблюдается всегда! Если Вас не смущает существенное снижение эффективности и качества работы, можете заниматься двумя и более делами одновременно.

За годы исследований психологической интерференции при выполнении двух совмещенных действий получены горы непротиворечивой информации, но многие по-прежнему пытаются делать несколько дел одновременно. При работе в мультизадачном режиме внимание человека постоянно расщепляется. Результатом становится постоянное и очень серьезное ментальное истощение. Единственный выход - поддерживать непрерывное частичное внимание, что значит сохранять сосредоточенность на главном и постоянно просматривать периферию на тот случай, если появится что-нибудь важное.

 

Перегрузка

В ходе исследования, проведенного в Лондонском университете, выяснилось, что постоянное общение по электронной почте и обмен текстовыми сообщениями снижает умственные способности человека в среднем на 10 пунктов по шкале IQ. Причем у женщин снижение идет на 5 пунктов, а у мужчин – на 15. Эффект тот же, что после бессонной ночи.

Конечно, такой интересный факт можно весело обсудить за дружеским обедом, но на самом деле это не повод для смеха: получается, что один из самых распространенных «инструментов повышения производительности» может привести к тому, что человек становится тупее.

Работа в режиме «всегда на связи» – далеко не самая эффективная, т.к. мозг вынужден слишком долго работать в режиме «внимательного ожидания», расходуя на это когнитивные ресурсы. Это увеличивает так называемую аллостатическую нагрузку, которая связана с выработкой гормонов стресса и другими факторами, имеющими отношение к ощущению угрозы.

Несмотря на результаты глубокого научного исследования проблем, неразрывно связанных с разделением внимания, многие люди продолжают лезть из кожи вон ради того, чтобы успевать больше за одно и то же время, хотя выигрыш от этого получается минимальный. Результат постоянного пребывания на связи кажется удивительным: это не только отрицательно сказывается на ваших мыслительных возможностях, но и ведет к увеличению числа получаемых электронных писем. Ваши корреспонденты замечают, что Вы быстро отзываетесь на их послания, и начинают закидывать вас вопросами по всякому поводу.

Если Вы приложите усилия, то на коротком промежутке времени состояние постоянной включенности, возможно, даст повышение продуктивности. Однако мозгу это может дорого обойтись.

Как правило, люди пытаются удерживать внимание сразу на нескольких вещах и при необходимости быстро переключаться с одной на другую. Может показаться, что это прекрасная идея. Но представьте, что происходит, когда Вы пытаетесь выполнять какие-то задачи в фоновом режиме. Небольшой объем рабочей памяти заставляет вас снижать количество данных, которые Вы в каждый конкретный момент можете привлекать для решения главной задачи. Вместо того чтобы держать на сцене четыре объекта одновременно, Вы вынуждены ограничиваться тремя, а то и двумя. Пространство в рабочей памяти занимают объекты, находящиеся рядом со сценой. Этот вопрос пока не исследовался, но разумно предположить, что первыми со сцены вылетают самые энергозатратные объекты. И, что еще хуже, это, скорее всего, будут принципиально важные объекты, такие как самые общие цели или другие тонкие моменты. Именно этой тенденцией, возможно, объясняется тот факт, что при перегрузке ментальной сцены так просто забыть о конечной цели.

Всякий раз, когда Вы работаете в многозадачном режиме и на ваше внимание претендует не один, а несколько процессов, аккуратность и точность Вашей работы снижается. Что можно предпринять в этой ситуации, кроме как строго разделить дела во времени и заниматься в каждый момент только чем-то одним? Существует три возможных решения этой проблемы. Одно из них состоит в том, чтобы автоматизировать как можно больше задач из тех, что вам приходится выполнять. Еще одно решение – как можно эффективнее организовать информацию, которую Вы выводите на сцену. Третье возможное решение – разделить внимание.

 

Автоматизировать как можно больше задач

Некоторые руководители утверждают, что многозадачный режим не доставляет им никаких неудобств. Это правда, можно участвовать в селекторном совещании и одновременно (или почти одновременно) отвечать на электронные письма. Однако точнее будет сказать, что в действительности Вы занимаетесь этими делами не одномоментно. Вы просто переключаете внимание то на одно дело, то на другое. Результат – сниженный интерес к тому, что происходит на совещании, поэтому Вы легко можете пропустить ключевые моменты и не заметить новых идей. Для закрепления информации в долговременной памяти к ней нужно отнестись очень внимательно и иметь на это время (повторение, обдумывание, поиск и организация ассоциативных связей). В противном случае может получиться, что Вы слышали все, о чем говорилось на совещании, но потом мало что сможете вспомнить.

Для этой проблемы существует единственное решение: повторять одни и те же действия до тех пор, пока они не врежутся в память, – и тогда управлять ими будет уже не префронтальная кора. Как только какое-то действие закрепится в долговременной памяти, Вы сможете одновременно с ним заниматься чем-нибудь еще. Потом можно добавить следующее действие и т.д. Внедрив повторяющиеся действия, Вы переводите управление ими в отдел мозга, который носит название базальные ядра.

Базальные ядра (их несколько) имеют непосредственное отношение к тому, как мозг хранит и обрабатывает рутинные операции. Они распознают, хранят и воспроизводят готовые шаблоны. Основной принцип их работы что-то вроде оператора «если – то» в программировании. Подобные рутинные действия хранятся в виде сложных схем. Каждая из них может содержать команды на срабатывание миллионов нейронов.

Базальные ядра подхватывают шаблоны не только физических движений, но и любых внешних раздражителей, таких как свет, звук, запах, речь, события, идеи, эмоции и т.п. Другими словами, они формируют определенные схемы мышления, поведения и даже эмоциональных состояний, а это не что иное как наши установки. Интересно, что идут эти процессы без участия вашего сознания.

Шаблонами следует пользоваться при каждой возможности. Если Вы повторяете какое-то действие достаточно часто, базальные ядра берут управление на себя, освобождая вашу мысленную сцену для новых задач. Формируйте шаблоны – рутинные действия, которые можно повторять раз за разом: как звонить по телефону, как создать новый документ, как планировать время. Чем чаще Вы пользуетесь шаблонами, тем меньше внимания уделяете соответствующим операциям – и тем больше успеваете делать в это же время. Очевидно, что такой способ не подходит для решения задач высокого порядка – Вы не сможете автоматически написать письмо; тем не менее Вы удивитесь, узнав, как много действий можно автоматизировать.

 

Как можно эффективнее организовать информацию

Еще один способ максимально эффективно использовать ограниченный ресурс внимания заключается в том, чтобы выводить информацию на сцену в как можно более упорядоченном виде. Представьте, что Вы пытаетесь выбрать место для отдыха с друзьями на пляже. Ясно, что решения надо принимать в определенном порядке. Невозможно определить, сколько закупать продуктов, пока не выяснится, сколько человек едет с вами. А узнать их количество Вы не сможете, пока не определите дату поездки. Если Вы слишком рано отправитесь закупать припасы, то мысли будут блуждать по кругу, но принять решение Вы все равно не сможете.

Вероятно, вам случалось испытывать нечто подобное – возможно, при работе над каким-нибудь проектом, когда Вы без конца думали об одном и том же, начинали вновь и вновь и никак не могли принять решение. Это один из результатов последовательной природы префронтальной коры и сознания, не способного решать несколько задач одновременно. Возникает так называемое бутылочное горлышко, или узкое место. Оно представляет собой серию незавершенных связей, которые расходуют ментальную энергию и создают очередь. Задачи, требующие решения, ждут, пока не будет принято самое первое решение.

Точно так же, когда одна мысль возвращается снова и снова, одно непринятое решение может преградить путь всем остальным. Если бы можно было составить полный каталог всех мыслей, которым Вы уделили внимание в течение, скажем, недели, в нем наверняка обнаружится немало повторяющихся мыслей. Решения, которые Вы никак не можете принять, и мыслительные задачи, которые не решаются, порождают очереди и напрасно растрачивают ресурсы вашего мозга.

Как поступить, если возникла очередь? Не исключено, что следует вернуться к вопросу более высокого уровня – не принятое по нему решение тормозит всю работу мозга. Если Вы занимаетесь отделкой дома и никак не можете определиться, в какой цвет покрасить стены, вероятно, это означает, что Вы до сих пор не приняли решение более высокого уровня – не выбрали для дома общую цветовую гамму. Судя по всему, существует самый эффективный путь решения любой мыслительной задачи – путь наименьшего сопротивления. Время, затраченное на выработку верного порядка принятия решений в конечном итоге, с одной стороны, поможет вам сберечь немало усилий и энергии, ведь в очереди будет меньше нерешенных вопросов. С другой стороны, уменьшение очередей избавит вас от необходимости несколько раз выводить на сцену, а затем убирать с нее одних и тех же актеров, позволит сберечь энергию и пространство для другой информации. В целом при правильной организации процесса у вас будет больше ресурсов для размышлений о других вещах.

 

Научитесь сознательно распределять внимание (свое и подчиненных)

И последняя техника, способная помочь вам справляться одновременно с несколькими задачами, заключается в правильном распределении внимания и сознательном смешивании дел. Главное, если вам приходится заниматься несколькими делами одновременно, ограничьте время, которое Вы готовы на это тратить. Сознательно решите, как долго Вы будете делить свое внимание, а затем вновь сосредоточьтесь на чем-то одном.

Во время совещания, может быть, полезно открыто оговорить, кто из участников уделяет происходящему 100 % внимания, а кто занят одновременно чем-то еще. Когда дело доходит до темы, которая требует от конкретного человека полной сосредоточенности, ему всегда можно об этом напомнить. Одновременно можно всерьез делать только одно дело.

 

Выводы и практические рекомендации

Таким образом, можно сделать несколько важных практических выводов:

- в каждый момент времени можно сосредоточиться только на одной осознанно решаемой задаче;

- переключение с одной задачи на другую и обратно требует энергии; если то и дело переключаться, можно наделать ошибок;

- если выполнять одновременно несколько сознательных действий, точность и аккуратность работы резко снизятся;

- если качество и точность имеют значение, то единственный способ быстро выполнить два осознанных задания – выполнять их по очереди;

- многозадачность достигается без труда, если шаблоны задачи успели закрепиться в долговременной памяти;

- если вы поймаете себя на том, что пытаетесь делать одновременно две вещи, попробуйте, наоборот, замедлить работу;

- всегда старайтесь добиться автоматизма при выполнении повторяющихся заданий;

- выстраивайте принятие решений и мыслительные процессы в правильном порядке, чтобы уменьшить «очереди» задач, ожидающих решения;

- если вам необходимо работать в многозадачном режиме, совмещайте активные мыслительные задачи только с автоматическими, шаблонными действиями;

- не надо пытаться делать два дела одновременно – от этого страдает качество и эффективность Вашей работы, не заставляйте и своих подчиненных делать два дела одновременно - от этого страдает качество и эффективность их работы.

 

(окончание статьи в следующем номере)

 

Источник: журнал «Управление образовательной организацией» N 2019/02

 

 

[1] Напомним, что это метафора. Порой объяснить что-либо без метафор и упрощенных моделей крайне затруднительно. Чем лучше «ложится» информация на имеющиеся мысленные образы и установки читателя, тем лучше она воспринимается и запоминается, тем эффективнее встраивается в установочную систему с меньшими затратами когнитивных ресурсов. Про метафоры, сцену и актеров  см. в первой части статьи.

[2] Кстати, обратите внимание, что разная группировка делает непохожими или трудно узнаваемыми одинаковые (даже собственные!) телефонные номера, особенно на слух.

[3] Не забывайте, что удерживать информацию и работать с нею – это разные вещи.

[4] Здесь речь идет об осознанной умственной работе (последовательная обработка информации) в отличие от параллельно распределенной обработки информации в мозге на подсознательном уровне.

[5] Повторяем, что речь идет только об осознанной когнитивной деятельности, в целом в мозге информация обрабатывается не последовательно (что чисто физически не может обеспечить эффективность и быстроту когнитивных процессов), а параллельно. Это очень важно!

Другие статьи по теме
Категория: Управление образовательной организацией | Добавил: zdrav1 (18.01.2020)
Просмотров: 119 | Теги: менеджмент