Как повысить эффективность деятельности руководителей образовательных организаций на основе идей Дэвида Аллена

Эффективное использование сил и времени является важнейшей задачей современного руководителя. Мы уже обращались к теме повышения эффективности руководителей образовательных организаций. Сегодня мы рассмотрим советы Дэвида Аллена, автора бестселлера «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Хотя эта книга переведена на пятнадцать языков, в т.ч. на русский, и разошлась в мире тиражом 5 миллионов экземпляров, в нашей стране изложенные в ней идеи недостаточно известны и незаслуженно мало применяются на практике.

Между тем, Дэвид Аллен является одним из самых известных теоретиков продуктивности и личной эффективности в мире. Он изобрел собственную методику управления временем Getting Things Done. Главный принцип методики GTD состоит в том, что человеку необходимо освободить свой мозг от запоминания списков текущих дел. Для этого нужно «перенести» списки из своей головы на внешний носитель. Когда мозг перестанет удерживать эти данные, он перестанет беспокоиться и сможет сконцентрироваться на непосредственном выполнении этих задач. Благодаря методу Аллену миллионы людей повысили эффективность своей деятельности и качество принимаемых решений, избавились от излишнего напряжения и завалов текущими делами, освободив свое время и свои когнитивные ресурсы на решение действительно важных приоритетных задач.

В настоящей статье мы не только рассмотрим основные положения методики управления временем GTD, но и психологические основы ее практического применения на основе последних достижений когнитивной психологии[1]. Такое изложение материала, возможно, поможет лучше усвоить представленный материал и главное – использовать его в практической деятельности.

 

Немного психологии

Человеческий мозг устроен так, что не может долгое время постоянно принимать сложные решения и решать новые задачи. Существуют чисто физиологические ограничения. Понять, в чем они состоят, – один из лучших способов повысить эффективность мыслительной деятельности.

Принимая решения и размышляя над проблемами, человек задействует участок головного мозга, известный как префронтальная кора. Префронтальная кора – это биологическая субстанция нашего сознания. Это часть вашего мозга, ответственная за обдумывание, – в противовес «автопилоту», под управлением которого мы действуем в повседневной жизни. Создание наилучших условий для префронтальной коры – именно то, чему нужно научиться, чтобы справиться с потоком информации и проявить себя эффективным руководителем.

Префронтальная кора отвечает за наше сознание и осознанные мыслительные действия, включая принятие управленческих решений. Мы можем представить в сознании результат нашего мышления (что мы придумали или какое решение нами принято), однако сам процесс принятия решения человеком не осознается. Это очень важный момент и на него следует обратить особое внимание, – мыслительные (когнитивные) процессы человеком не осознаются. В его сознании возникают только результаты мышления. Поскольку человек не осознает процесс принятия решений, ему трудно понять подлинные причины своих суждений, принятых решений и поведения. Основная часть из них лежит в сфере подсознательного. Однако у людей почти всегда находятся объяснения своего поведения и убеждений. Иногда они соответствуют действительности, но чаще всего нет. Рациональные объяснения упускают из виду установки на инстинктивном бессознательном уровне, активно влияющих на мышление, эмоции и поведение человека, но не осознаваемые им.

Многие психологи давно заметили ограниченную пропускную способность человеческого сознания при обработке информации. В каждый отдельный момент мы склонны осознанно воспринимать только один объект, например одну идею, задачу, проблему. Мы знаем, что не можем делать эффективно два дела одновременно, например, вести напряженный деловой разговор по телефону и готовить доклад на другую тему. Если одна задача не требует большого участия сознания, мы можем выполнять два действия одновременно, быстро переключая внимание между этими двумя задачами. Количество одновременно удерживаемых и повторяемых в рабочей памяти объектов также ограниченно (max 7 слов или чисел в кратковременной памяти, но реально это число уменьшается до 3 или 4, когда мы не можем повторять информацию). Намеренные осознаваемые (управляемые) действия также могут выполняться только последовательно по одному, тогда как автоматические процессы могут выполняться одновременно. В тщательно изученных ситуациях двойной задачи сознательно управляемые задачи мешают друг другу, неизменно вызывая ошибки и задержку. Но когда одна или обе задачи становятся автоматизированными в результате практики, взаимные помехи снижаются или же полностью исчезают.

Краткий вывод из всего написанного, – когнитивные ресурсы (возможности) человека ограничены, и это нужно учитывать при планировании своей трудовой деятельности. Необходимо обдумать, как наиболее эффективно использовать эти ресурсы. На все дела их просто не хватит. Экономьте их путем определения приоритетов, хотя тут не все так просто, как мы узнаем далее. Как бы Вы ни старались, невозможно целый день сидеть и принимать блестящие решения.

Мозг не любит, когда одни и те же нейронные цепи дергают в разные стороны, пытаясь использовать их в разных схемах. Стоит вам подумать хотя бы о нескольких вопросах одновременно, и различные схемы в вашем мозге начнут конкурировать за несколько миллионов одних и тех же нервных цепей. Возникает конфликт, и эффективность умственной деятельности падает. Для повышения качества и эффективности умственной деятельности необходимо, насколько это возможно, уменьшить нагрузку на префронтальную кору. Для этого существуют определенные методики, которые мы рассмотрим далее.

Итак, существуют чисто физиологические ограничения деятельности головного мозга. Во-первых, это ограниченный объем когнитивных ресурсов, которые можно использовать в определенный промежуток времени и которые нужно научиться экономно расходовать. Во-вторых, это ограниченное количество информации, которую можно одновременно удерживать в сознании и обрабатывать. Эти ограничения выработаны в процессе эволюции и игнорировать их невозможно. Это нейрофизиология мозга, которую нельзя изменить, но особенности которой можно и нужно учитывать при организации умственной деятельности.

Поскольку существует ограничение на число мыслей, одновременно удерживаемых в сознании, можно сделать вывод: чем меньше конкурирующих за когнитивные ресурсы разнонаправленных мыслей присутствует в вашем сознании одновременно, тем лучше. Особенно если это не те мысли, с которыми надо действительно работать. Именно это положение широко использует Дэвид Аллен в своих книгах и GTD.

 

Возвращаемся к Дэвиду Аллену

Не надо воспринимать идеи и методику Дэвида Аллена как панацею от всех проблем в области самоорганизации и повышения эффективности своей деятельности. Здесь все более сложно и нет однозначных ответов. Мозг вообще самая сложная вещь во всей вселенной. Многое зависит от вашего жизненного опыта, привычек, конкретной ситуации и внешнего окружения. В конце концов, GTD – это всего лишь инструмент, но инструмент, доказавший свою эффективность на практике.

Доказано, что наибольшая эффективность работы мозга достигается в условиях его оптимального функционирования. Если мозг забит всякой чепухой и мелочевкой, не имеющих отношения к решению важных приоритетных проблем, если он постоянно думает об огромном количестве несделанных дел, тратя на это свою ограниченную энергию, или даже если он занимается полезными и нужными делами, но их слишком много и они мешают друг другу, если он не может сосредоточиться и постоянно отвлекается, то способность к эффективной работе мозга катастрофически снижается. Все что предлагает Дэвид Аллен – научиться экономить свою когнитивную энергию, научиться расслабляться и выполнять больше дел, прилагая для этого меньше усилий. Для этого он рекомендует систематизировать и записывать все свои цели и дела, чтобы они не давили на наше сознание (и подсознание) и тем самым освободить мозг от запоминания списков текущих дел, которые нужно перенести из своей головы на внешний носитель (бумагу, компьютер или иной гаджет). Другими словами, необходимо:

1. Собрать все дела, которые надо сделать сейчас, позже, когда-нибудь, большие, мелкие или сопутствующие в логичную систему, но только не в голове.

2. Заставить себя принимать окончательные решения по поводу всего. То есть вы должны всегда иметь план и точно знать, что надо делать дальше (или не надо делать сейчас или вообще не делать) – и вы сможете в любой момент выполнить эту задачу или же пересмотреть ее.

Если Вы это сделаете, то возможно сумеете снизить уровень своего беспокойства по поводу множества будущих или несделанные дел, отвлекающих вас от обдумывания и решения действительно важных приоритетных задач в настоящий момент. Вы будете четко знать, что вам необходимо делать, что вы делаете и, это очень важно, что вы не делаете, но эти несделанные дела вас не беспокоят, потому что знаете, что вы про них не забудете и сделаете тогда, когда придет их время.

Главная мысль – систематизировать ничего не забыв все свои дела, снизить беспокойство по их поводу, тем самым повысив продуктивность своей умственной деятельности. Зачем беспокоится, если вы точно знаете, что ни одно дело вы не забудете, ни одна ваша мысль не пропадет, потому что вы создали эффективную систему списков необходимых дел и напоминаний. Конечно, это проще сказать, чем сделать – не беспокоиться по поводу всех этих дел. В функционировании мозга все очень сложно, он заставит вас переживать по поводу незначительных или неприоритетных дел, он будет отвлекать вас от приоритетных дел и мешать обдумывать что-то действительно важное. Не все зависит от вас. Мало того, мозг на 99 % управляет вами, а тезисы о свободе воли не находят научного подтверждения. Научные исследования убедительно доказали, что мозг сначала принимает решение и только после этого информирует нас (наше сознание) о его принятии. Мы же думаем, что решения принимаем сами. Тем не менее, на что-то мы можем влиять. Мы можем постепенно совершенствовать модели своего мышления и поведения, формировать новые навыки и установки. И здесь нам могут пригодиться идеи Дэвида Аллена. Чем бы вы не занимались, вам, скорее всего, комфортнее находиться не в стрессовом состоянии, а быть спокойным и уверенным в том, что чтобы вы ни делали в данный момент, это именно то, что стоит делать.

Если не существует однозначных рецептов улучшения личной организации и эффективности, то существуют рецепты, чтобы этому улучшению поспособствовать. Нам нужны проверенные приемы, которые помогут сосредоточить всю свою энергию, не позволяя ей утекать на незначительные отвлекающие факторы. Нам необходимо создать такую рабочую атмосферу, в которой наиболее загруженные работники будут надежно защищены от стрессов. Нам нужен позитивный стиль работы, такой, который бы привлекал и удерживал лучших специалистов.

Все, что предлагает в своих книгах Дэвид Аллен, это действительно просто. Это не требует никаких особенных навыков, ведь вы уже умеете концентрироваться, записывать дела, принимать решения о результатах и действиях, пересматривать позиции и делать выбор. Ситуация, когда над руководителем висит огромный список задач и при этом он умудряется сохранять свежую голову, позитивное чувство спокойного контроля и работать продуктивно, вполне реальна.

Несмотря на то, что описываемые методы и технологии основываются на здравом смысле и предназначены для практического применения, большинство руководителей все же подвержены общим рабочим привычкам, которые стоит изменить прежде, чем приступать к применению системы. Необходимо внести коррективы в ваш способ прояснять и организовывать задачи, которые занимают ваше внимание.

 

Нужно учитывать, что природа управленческого труда изменилась

Окружающий нас мир стремительно меняется, вместе с ним меняется и природа управленческого труда. Появились практически безграничные возможности поиска и анализа информации, социально-психологические методы управления, технологии менеджмента качества, риска и т.д. Появилась возможность разработки различных альтернативных действий и постоянного совершенствования традиционных подходов управления. Вариантов масса. Расширяется не только круг наших возможностей, но и обязанностей. В таких условиях почти каждый руководитель уверен, что у него слишком много дел и задач и совершенно не хватает времени, чтобы все их выполнить. Одна из причин проблемы в том, что природа трудовой деятельности в современных условиях изменилась. Почти каждая работа может быть выполнена лучше, и доступность информации этому очень способствует. Важно знать, когда нужно остановиться, – как говорят «нет предела совершенства». Границы многих управленческих задач могут быть очень расплывчаты, поэтому важно знать, когда работа находится в промежуточной стадии, а когда она уже завершена. Правильная постановка задач, разработка планов (что, когда и как делать) и организация их выполнения, определение критериев оценки выполненной работы – важнейшие профессиональные компетенции любого современного руководителя.

Ни традиционный тайм-менеджмент, ни изобилие инструментов самоорганизации уже не отвечают требованиям времени. Ежедневник, несмотря на то, что он действительно немаловажен, на самом деле помогает организовать лишь малую часть ваших дел. Да и ежедневные «to-do»-списки и листы приоритетов (АВС»-листы) оказались неспособны справиться с полным объемом разнородных дел, которые приходится решать каждому профессионалу. Рабочий день множества людей состоит из десятков и даже сотен писем, и нет никакой возможности проигнорировать ни одну просьбу, ни одну жалобу и ни одно распоряжение. В этих условиях очень трудно распределять свои задачи по приоритетам, не опасаясь, что первый же телефонный звонок, распоряжение начальника или иная неотложная ситуация не опрокинут весь этот план.

С другой стороны множество книг по менеджменту в качестве решения проблем пропагандируют «взгляд в перспективу». Когда вы проясните для себя цели и ценности, ваше сознание само начнет выдавать распоряжения, направляя работу в нужное русло. Так в теории, на практике же обдумывание стратегических целей часто не приносит ожидаемых результатов, так как:

1. В ежедневной рутине слишком много отвлекающих факторов, которые не позволяют сконцентрироваться на более важных делах.

2. Неэффективные системы самоорганизации создают огромное подсознательное неприятие к начинанию новых еще более масштабных проектов, которые, скорее всего, также будут плохо организованы и приведут к еще большим беспорядкам и стрессам.

3. Когда приоритеты уже ясны, перед нами откуда ни возьмись возникает целый ряд второстепенных дел, напоминая о том, что куда гораздо больше вещей требуют перемен, вашего времени и нервов. Непомерное число дел, за которые надо взяться, не только раздражает, но и психологически тормозит (на все нашему мозгу просто не хватает ресурсов) и демотивирует. Все четко расписано, определены приоритеты, но реальной концентрации на приоритетах не происходит, нет движения вперед.

Концентрация на основных приоритетах и ценностях – это действительно очень важно. Но этого мало. Нужна система, объединяющая взгляд на перспективу и учет всех деталей, даже на первый взгляд незначительных (как известно, дьявол кроется в деталях), учитывающая множество уровней приоритетов, контролирующая потоки новой информации и упрощающая процесс выполнения задач.

Владеть ситуацией, оставаться спокойным и расслабленным и выполнять значимые дела с минимальными усилиями – это реально. Ваша способность держать ситуацию под контролем прямо пропорциональна вашей способности расслабляться. Стресс кардинально снижает качество мыслительных процессов и принимаемых решений – восприятие сужается, мышление становится слишком прямолинейным и переходит на более низкий уровень. Это хорошо, когда ситуация простая и требуется принимать несложные решения без серьезного обдумывания, опираясь на прошлый опыт. А если ситуация изменилась, если она не соответствует нашему прошлому опыту? Стресс – это эволюционно выработанный механизм защиты, который мобилизует все силы организма в условиях опасности. В условиях сильного стресса мозг предлагает три основных стратегии поведения: беги, бей или затаись, и отключает рациональное мышление. Эти модели поведения обеспечивали выживание наших предков в далеком прошлом, но в настоящее время они являются не только не эффективными, но и подчас вредными и социально неприемлемыми. Кроме тог, длительный стресс не только истощает наши когнитивные ресурсы, но и вызывает многочисленные психосоматические заболевания.

Для принятия правильных решений необходимо все обдумать в спокойной обстановке и без спешки. Спешка сама по себе уже стрессогенный фактор. Именно поэтому Дэвид Аллен в своих книгах и выступлениях делает упор на навык организации умственной работы в спокойном расслабленном состоянии. Любимое выражение Д. Аллена – «кристальная ясность мысли» и «состояние продуктивной работы». Все, что заставляет вас бурно реагировать или реагировать вяло, способно оказывать на вас воздействие. И оказывает. Неадекватный ответ на письмо, напряженный разговор с начальником или подчиненными, непрочитанные журналы, постоянно крутящиеся в голове мысли о невыполненной работе, – все это приведет к худшим результатам, нежели вы ожидали. Большинство людей, как правило, уделяют больше или меньше внимания, чем следовало бы, вещам, которые того заслуживают, только потому, что они не обладают кристальной ясностью мысли.

Продуктивная работа сама по себе оказывает позитивное влияние на ваше рабочее состояние и настроение. Когда вы продуктивно поработаете, то возникает чувство, что вы контролируете ситуацию и сосредоточены на том, что вы делаете. Как правило, результаты такой работы не заставляют себя ждать и помогают вам справиться со следующими задачами.

Можете ли вы снова войти в это состояние? А иногда вам кажется, что вы утратили контроль над ситуацией, что вас выбило из колеи, внимание рассеяно, вам скучно или ничем не хочется заниматься. Для продуктивной работы мы должны полностью присутствовать, быть целиком здесь, освободив свой разум от ненужных и малозначащих дел. Идеи Д. Аллена могут помочь нам в этом, показав как сохранять кристальную ясность мысли, работая при этом в полную силу. По его мнению, главная причина стресса заключается в том, что люди неправильно распределяют и обращаются с обязанностями, которые навязывают сами себе и которые им приходится выполнять. Вполне возможно, что даже сейчас во время чтения у вас на задворках сознания идет больше мыслительных процессов, чем кажется, и многие из них негативно влияют на вашу концентрацию.

Соберите и рассортируйте все то, что постоянно напоминает о себе, и запланируйте, как со всем этим справиться, если хотите, чтобы ваша работа была эффективной. Несмотря на кажущуюся простоту, большинство людей этого не делают и не представляют, как это можно осуществить.

Если вы держите свои дела и обязательства в голове, то сознание уже не может быть кристально чистым. Все, что вы считаете на данный момент незавершенным, должно быть собрано и упорядочено где-то (но не в голове!), куда вы будете периодически заглядывать. Вы должны четко уяснить для себя сущность ваших дел и обязательств (что, как и в какой последовательности вы должны делать). Наконец, когда вы определились с делами, которые необходимо выполнить, надо расставить на них напоминания.

Важно представлять результат, к которому вы стремитесь. Иначе говоря, как все должно выглядеть, чтоб вы смело могли сказать «работа окончена». А теперь запишите ваше действие, которое вы собираетесь предпринять, чтобы сделать первый шаг к достижению запланированного результата. Если вы четко определили и записали следующее необходимое ваше действие, то уже это поможет вам расслабиться, сконцентрироваться и наладить контроль. Вы также получите неплохую мотивацию предпринять что-либо по проблеме, о которой вы до этого едва ли задумывались.

Гуру менеджмента Питер Друкер писал: «В интеллектуальном труде нет задач. Их надо поставить. Каковы ожидаемые результаты работы?» – вот основной вопрос, по которому определяется продуктивность интеллектуального труда. Результаты должны быть четко определены, тогда работа будет эффективной.

Очень немногие тратят время на конструктивное обдумывание желаемого результата. Однако, именно обдумывание результата – самый эффективный способ сделать планы реальностью.

Почему дела крутятся в голове и мешают нашему сознанию сосредоточиться и начать продуктивно трудиться? Ответ следующий:

1. Вы еще не определили четко желаемый результат

2. Вы еще не решили, каким будет ваш следующий шаг, что вы собираетесь предпринять

3. Вы не поставили напоминания на внешних носителях, чтобы убрать лишнюю отвлекающую информацию из своей головы.

Постоянное, непродуктивное раздумывание над делами, которые следовало бы сделать, – это самый прожорливый поглотитель времени и сил. Вот почему это постоянно крутится у вас в мыслях. До тех пор, пока мысли не упорядочены, решения не приняты и желаемые результаты не рассортированы по привычной вам схеме, вы будете постоянно мысленно возвращаться к проблеме, сознание так просто от нее не отделается. Вы можете обмануть кого угодно, но только не свое сознание. Оно-то уж точно знает, пришли вы или нет к нужным решениям, выписали ли вы желаемые результаты и расставили ли напоминания так, чтобы их легко было редактировать. Пока вы этого не проделали, сознание не успокоится. Даже если вы определились со следующим шагом, ваше сознание вас не отпустит, пока вы не поставите напоминание, да так, чтобы точно быть уверенным, что оно сработает.

Если бы сознание обладало врожденным разумом, то напоминало бы вам только о тех делах, которые вы можете выполнить. Постоянное размышление о делах, которые мы не можем сделать или которые от нас не зависят, контпродуктивно, так как пожирает нашу когнитивную энергию. Это просто трата времени и сил – думать о том, в чем вы все равно не можете продвинуться именно сейчас. Это просто лишнее беспокойство по поводу того, что вам следовало бы делать, но вы не делаете. Кажется, будто большинство людей позволяют сознанию слишком суетиться, особенно когда обостряется синдром «слишком много надо сделать».

Вам следует сделать привычкой следующее: не держать в голове ничего лишнего. Выбор того, что надо делать в каждый момент времени – вот реальная задача. Организация действий – вот основная цель.

Это кажется очевидным. Однако, вас удивит, какое количество действий по какому количеству задач и проектов так и остаются не проясненными. А это действительно сложно – организовывать действия, которые еще даже не были определены. Сознание множества людей обременено размышлениями о десятках действий, которые им необходимо проделать, чтобы продвигаться по нескольким проектам параллельно.

Поэтому и типичная жалоба «У меня нет времени на … (вписать нужное)» вполне понятна: многие проекты кажутся неподъемными, и они действительно неподъемны потому, что нельзя выполнить целый проект целиком! Можно выполнить только действие, к этому проекту относящееся.

Реальная проблема – это недостаток ясности и определенности по проекту в целом, отсюда неясен и следующий шаг. Прояснение деталей с самого начала работы, а не когда проблема уже разрослась, серьезно увеличивает эффективность. Другими словами, выполнение задач редко стопорится из-за нехватки времени. Оно стопорятся из-за того, что изначально задачи не были четко определены.

Многие считают, что самый правильный способ – это работа «сверху вниз», т.е. вначале определение стратегических целей всего проекта, потом – второстепенных целей и, наконец, деталей выполнения. Беда в том, что большинство людей настолько погрязли в рутине, что им довольно-таки сложно сконцентрироваться на крупном и перспективном. Поэтому концентрируйтесь на текущих делах и применяйте методы, которые помогут вам не сбиваться с курса, – и все это приблизит вас к перспективным целям.

Невозможно достичь чувства расслабленности и спокойствия, о которых мы говорили, если держать все дела в голове. Вы удивитесь, какое количество вещей постоянно занимают ваше сознание. Поэтому вам нужна удобная система, которая будет содержать цепочку этих действий, информацию о каждом из них, предоставлять эту информацию по требованию и позволять вам переключаться с одного действия на другое легко и просто. Большинство людей усаживаются за составление списка только тогда, когда дел навалилось невпроворот и надо хоть что-то сделать. Они составляют список, охватывающий только какую-то отдельную область, которая их более всего беспокоит. Если вы все же составили список, охватывающий всю картину работы или жизни целиком (а не только по самым срочным делам), то это высший пилотаж управления.

Нет никакого смысла думать одну и ту же мысль дважды, если это не вопрос смерти и жизни. Если только вам не доставляет удовольствие сам процесс такого обдумывания (в таком случае думайте себе в удовольствие). Другими словами, не тратьте время, обдумывая вещи больше, чем единожды (возвращаться к проблеме целесообразно тогда, когда по ней получена новая важная информация). Иначе это просто неэффективное использование когнитивной энергии, источник усталости и неудовлетворенности. Примите решение, иначе ваш разум будет продолжать работать над тем, что находится в подвешенном состоянии. Есть границы того, сколько нерешенных проблем могут крутиться в мозгу до тех пор, пока он не взорвется. Помните, что вы можете обдумывать только одну идею, одну проблему, поэтому уберите другие из своего сознания. Вы можете думать, что размышляете о двух, трех и более вещах одновременно, однако когнитивные биологи уже давно доказали, что это не так. Ваш мозг может быстро переходить от одной проблемы к другой, и вам будет казаться, что вы думаете над несколькими вещами одновременно. На самом деле в каждый момент времени вы размышляете над одной проблемой, а быстрые переходы от одной проблемы к другой отнимают когнитивную энергию, которую можно направить в более продуктивное русло.

Повторим, что если вы находитесь в состоянии сильного стресса, то эффективность умственной работы снижается, мозг переходит на более низкий уровень решения задач, отключая рациональное мышление.

Что же предлагает Дэвид Аллен в области организации рабочего процесса? Навести порядок со всеми своими делами, договоренностями, обязанностями, разобраться со старыми делами и обязательствами, а также с все возрастающим объемом поступающей информации. Такую информацию мы ежедневно получаем от вышестоящих руководителей, коллег, подчиненных, деловых партнеров, на встречах, совещаниях, семинарах, собраниях, в интернете, в процессе переписки, ознакомления с нормативно-правовыми актами и методическими материалами, при чтении статей и иных информационных материалов. Для этого он предлагает разработать соответствующую информационную систему, которая позволит не только организовать и привести в порядок все дела, но и избавит наш мозг от необходимости держать в голове множество ненужных в конкретный момент дел, тем самым повысить нашу умственную продуктивность.

Для эффективной и спокойной (мы уже написали, что если вы находитесь в состоянии стресса, то эффективность вашей работы снижается) работы Дэвид Аллен предлагает пятифазный метод сбора и обработки информации и на его основе определение необходимых действий. Объем журнальной статьи не позволяет подробно остановиться на этой методике – более подробно вы можете ознакомиться с ней в его книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Скажем только, что разделение работы с информацией по фазам (сбор, обработка, организация, обзор и выполнение) достаточно разумно – это повышает уровень концентрации и эффективность такой работы. Целесообразно заниматься одной фазой, например, только сбором информации, не занимаясь при этом ее обработкой и не принимая никаких решений. Причина неудач применения методики Аллена часто заключается в попытках провернуть все пять фаз одновременно. Это, как правило, снижает эффективность и качество работы, так как наше сознание не только не способно думать об нескольких вещах одновременно, но и эффективно выполнять в один момент времени разные виды работ. Это нейрофизиология. Каждая идея и вид работы связаны с различными нейронными сетями и их активация и переключение требуют дополнительных когнитивных ресурсов. Занимайте чем-то одним, фокусируйтесь на этом, и ваша продуктивность будет повышаться.

Поэтому вряд ли целесообразно, едва усевшись с ручкой и бумагой для того, чтобы «составить список», тут же расставить «самые важные дела» в порядке приоритетов, не думая, как эти дела выполнять. Разделите эту работу на части (этапы, фазы) и ваша эффективность, скорее всего, повысится.

 

Фаза 1. Сбор информации.

Мы собираем «разное», которое отвлекает наше внимание. По определению Д. Аллена, «разное» – это дела и обязанности, которые, возможно окажутся не нужными или второстепенными, а может наоборот, очень нужными и важными, но мы об этом не знаем. Чтобы это определить, необходимо все собрать и ничего не упустить (будет обидно пропустить или забыть хорошую идею), систематизировать и проанализировать, сделать выводы, наметить необходимые следующие конкретные действия. И первым этапом в этом процессе будет именно сбор информации. Важно знать, что нужно собирать, и как это сделать так, чтоб потом легко было с этим работать. Для вашего спокойствия вам необходимо знать, что вы действительно собрали все, что могло касаться вашей работы и что в самом ближайшем будущем вы это обработаете и просмотрите подробно, ничего не пропустив. Уже одно это уменьшает психологическую нагрузку на ваше сознание – вы знаете, что все обработаете, ничего не пропустите, все сделаете.

 

Фаза 2. Обработка – проясняем, что это за дела и как с ними справляться.

Итак, мы собрали информацию. Нужно ли с этим работать? На этот вопрос существует два альтернативных ответа: ДА и НЕТ. Если вы отвечаете НЕТ, то никаких действий не требуется. В этом случае есть три варианта:

1. Это никому не нужный мусор.

2. Сейчас делать ничего не надо, но через некоторое время, возможно, придется (отложим это).

3. Это может оказаться полезным, возможно это понадобится через некоторое время. Например, справочная информация.

Выделите то, с чем можно работать. Это материал находится в группе «ДА», это материал, с которым нужно работать. По каждому пункту, с которым можно работать, надо определить две вещи:

1. Какого вы желаете добиться результата?

2. Какое действие необходимо предпринять в первую очередь?

«Следующее конкретное действие» – это такое действие, которое будет ощущаться физически, которое будет иметь видимый результат. Сделайте это сами, перепоручите или отложите. Другими словами, как только вы определились со следующим шагом, у вас есть три варианта:

1. Сделать самому. Если для выполнения требуется меньше двух минут, то выполнить это следует сразу же.

2. Перепоручить. Если выполнение требует больше двух минут, спросите себя, я ли должен это делать? Если ответ нет, то перепоручите это надежному человеку.

3. Отложить это. Если именно вы должны решить эту задачу и решение ее займет больше двух минут, то отложите ее. Она будет внесена в следующий список конкретных действий.

 

Фаза 3. Организация (сортировка).

Материалы, с которыми работать сейчас не нужно, можно поместить в одну из трех категорий: мусор, отложенные дела и хранилище справочной информации. Иначе говоря, если не требуется никаких действий, смело выбрасывайте этот материал, отложите его для последующего пересмотра или сохраните так, чтобы вы могли обратиться к нему при необходимости.

Для управления вещами, с которыми нужно работать, вам понадобится список проектов[2], хранилище или отдельный файл для планов по проекту и сопутствующих материалов, ежедневник, список напоминаний о следующих конкретных действиях и список напоминаний о делегированных делах, выполнения которых вы ожидаете.

Все это должно быть как-то организовано физически. Когда мы говорим о «списках», то подразумевается некоторый лист с напоминаниями, который можно просмотреть, будь то листок из блокнота или файлы. Не обязательно распределять проекты в каком то особенном порядке. Они все просто должны быть на одном листе, чтобы вы регулярно смогли их просматривать и проверять, правильные ли были приятны решения по поводу каждого конкретного последовательного действия.

Вы не выполняете проект. Вы выполняете только конкретные действия, к нему относящиеся. Когда уже было предпринято достаточное количество верных действий, когда результирующая ситуация уже достаточно приблизилась к той, которую вы изначально представляли, вот тогда вы сможете сказать, что дело сделано. Список проектов – это набор установок, которые мы сами себе задаем, чтобы не позволять нашим решениям отклоняться от выбранного курса.

Для многих проектов вы будете собирать важную информацию, которую впоследствии захотите организовать по теме или по имени проекта. Все детали, планы и сопутствующая информация, которая может пригодиться вам во время работы над разными проектами должна содержаться в специальных папках, файлах, блокнотах или подшивках.

Сопутствующие материалы и справочная информация: как только вы организуете сопутствующие материалы по теме, вы заметите, что ту же систему удобно использовать и для справочной информации. Единственное отличие заключается в том, что в случае активных проектов, справочная информация требует более тщательного изучения.

Как правило, хранить справочную информацию удобнее отдельно. Если у вас есть добротная справочная система под рукой, вы увидите, что это самый простой способ организации материалов подобного рода. Конечно, временами было бы удобнее, чтобы материалы были на виду и постоянно доступны, особенно если вы работаете над срочным проектом и справки могут быть нужны по нескольку раз на дню. Хранение в папках, разложенных по лоткам – самый подходящий способ для такого вида текущей работы.

 

Фаза 4. Обзор.

Постоянная осведомленность о том, что и когда должно быть сделано, повышает вашу продуктивность, ваше душевное спокойствие, создает пространство для маневров. Просмотреть предстоящие дела в ежедневнике – это полезная привычка. Просматривайте ваши списки дел, договоренностей и обязанностей так часто, чтобы быть уверенным, что ничто не упущено и все планово реализуется. Проверяйте «Список следующих конкретных действий» с перечнем действий, которые вы можете выполнять, если у вас появится свободное время в течение дня.

Иначе говоря, все, что потенциально должно быть сделано, должно просматриваться с некоторой регулярностью для того, чтобы освободить ваш мозг от необходимости запоминания и напоминания. Для того, что бы с уверенностью руководствоваться интуицией при принятии решений, вам надо периодически делать обзор дел и обязанностей на каком-то более высоком уровне.

Все ваши проекты, планы, списки следующих конкретных дел, повестки дня, списки ожидания делегированных дел и даже папка «Когда-нибудь может быть» должны регулярно просматриваться, хотя бы раз в неделю для того, чтобы:

- собрать и обработать все «разное», поступившее за неделю;

- просмотреть и актуализировать всю вашу систему;

- обновить (актуализировать) все списки;

- выделить сделанное и текущее.

Чем более полную систему вы создадите, тем больше будете ей доверять. А чем больше вы ей доверяете, тем больше мотивации для того, чтобы поддерживать ее на должном уровне. Еженедельный обзор – важный инструмент совершенствования системы.

 

Фаза 5. Действия.

Основная цель рассмотренного управления рабочим процессом – это выбор оптимальных решений того, что вы будете делать в каждый момент времени. С должным предварительным планированием вы будете чувствовать себя гораздо увереннее. Вы можете перейти от политики «на авось» к политике уверенности, повысив тем самым скорость вашей работы и ее эффективность.

 

Заключение

Представим, что вы не разруливаете ваше «разное», мысли о котором начинают «засорять» ваше сознание и снижать вашу продуктивность. В результате список вещей, которые вы не обдумали и соответственно не делаете, будет постоянно расти. И как вы собираетесь решать, что делать и что не делать и при этом чувствовать себя нормально? Только если вы собрали, обработали, организовали и просмотрели все ваши текущие обязанности и дела, вы можете совместить свои интуитивные суждения с разумным и практичным подходом к своей работе и вашим ценностям. А дальше вы должны действовать.

Как только вы определились со всеми обязанностями и делами, вы можете быть уверены, что ваши списки дел полные и не требуют дополнений. Вы спокойны, вы определились с сущностью вашей работы, целями и стандартами, вы очистили свое сознание от ненужных на данный момент времени мыслей, вы готовы работать качественно и эффективно.

 Основные условия, необходимые для стабильной эффективной работы, – это освобождение мозга от мешающих работе мыслей, это четко определенные желаемые результаты и следующие конкретные действия, необходимые для того, чтобы к этим результатам двигаться, это напоминания, встроенные в надежную систему, которую вы будете регулярно просматривать. Наша цель – избавить сознание от постоянного обдумывания всех нависших проектов и крутящихся в голове излишних мыслей, но не упустить при этом потенциально полезную идею. При этом важно охватить взглядом весь объем работ и взять его под контроль.

 

Литература:

1. Дэвид Аллен. Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни, 2003.

2. Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса, 2016

3. Дэвид Рок. Мозг. Инструкция по применению. Как использовать свои возможности по максимуму и без перегрузок. 2013.

 

Источник: журнал «Управление образовательной организацией» N 2019/09

 

 

[1] Когнитивная психология (лат. cognito - познание) – наука о человеческом разуме, изучающая мыслительные (познавательные) процессы и механизмы. Основными объектами ее изучения являются мышление, память, восприятие, репрезентация знаний, языковая обработка и другие когнитивные функции. Как научная дисциплина когнитивная психология тесно связана с нейрофизиологией и информатикой.

[2] Под проектом Д. Аллен предлагает понимать некий желаемый результат, для достижения которого необходимо проделать более одного шага. Это значит, что некоторые небольшие дела, которые вы не привыкли считать отдельными проектами, все-таки попадут в ваш список проектов. За один шаг нельзя выполнить дело целиком и необходимо поставить напоминание, что дело ещё не завершено. Если же у вас нет хранилища информации, по которому вы могли бы просматривать напоминания, это дело автоматически займет прочную позицию в вашей памяти.

Другие статьи по теме
Категория: Управление образовательной организацией | Добавил: zdrav1 (18.01.2020)
Просмотров: 137 | Теги: менеджмент