Организация кадрового делопроизводства в образовательных организациях

Решение кадровых вопросов в системе образования осуществляют кадровые службы (отдел кадров или специально закрепленный работник), подчиняющиеся руководителю органа управления образованием (ректору, директору образовательного учреждения) или одному из его заместителей.

Выбор организационной формы службы управления персоналом зависит от масштабов деятельности и ее места в системе управления; количества работающих; порядка подбора кадров; объема обрабатываемых информационно-документационных массивов и иных показателей. При небольшой численности работающих обязанности кадрового делопроизводств возлагаются на специально закрепленного работника.

Службы управления персоналом (отделы кадров) осуществляют:

- комплектование подразделений необходимыми квалифицированными кадрами;

- учет личного состава и систематический его анализ;

- учет движения кадров, подготовку резерва на выдвижение;

- подготовку проведения аттестации руководителей и специалистов;

- совершенствование работы службы на основе внедрения новейших технологий работы с документами и методик подбора персонала;

- другие функции, связанные с работой по управлению персоналом.

 

Документирование кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство осуществляется в виде: 1) организационных; 2) распорядительных; 3) информационно-справочных документов.

Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции учреждения образования и его подразделений, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов каждого из этих подразделений. К основным организационным документам, в частности, относятся:

- устав;

- положение;

- штатное расписание;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- коллективный договор;

- положение об оплате труда;

- положение о премировании;

- положение о комиссии по трудовым спорам;

- должностные инструкции.

При необходимости применяются и другие организационные документы для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками (положение о молодом специалисте, положение о резерве кадров, положение об аттестации и т.п.).

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и поручения по основной деятельности, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.

Специалисты кадровых служб при подготовке документов по личному составу руководствуются типовыми формами первичной документации по личному составу и административно-хозяйственной деятельности (табл. 1).

 

Таблица 1

 

Унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

 

Форма N Т-1

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

Форма N Т-1а

Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу

Форма N Т-2

Личная карточка работника

Форма N Т-2ГС (МС)

Личная карточка государственного (муниципального) служащего

Форма N Т-3

Штатное расписание

Форма N Т-4

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника

Форма N Т-5

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу

Форма N Т-5а

Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу

Форма N Т-6

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

Форма N Т-6а

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам

Форма N Т-7

График отпусков

Форма N Т-8

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

Форма N Т-8а

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)

Форма N Т-9

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку

Форма N Т-9а

Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку

Форма N Т-10

Командировочное удостоверение

Форма N Т-10а

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

Форма N Т-11

Приказ (распоряжение) о поощрении работника

Форма N Т-11а

Приказ (распоряжение) о поощрении работников

 

Приказы по личному составу, издаваемые по унифицированным формам оформляются с использованием шрифта Times New Roman, размер N 14. В тексте документа фамилия, имя и отчество пишутся на одной строке (первые буквы прописные, остальные строчные) с одним пробелом между словами.

Допускается оформление приказов по личному составу (о наложении дисциплинарных взысканий, о смене фамилии, о замещении и т.п.) в произвольной форме, так как унифицированные формы приказов не охватывают все кадровые операции.

При оформлении документов рекомендуется соблюдать «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»[1]. Хотя требования ГОСТа носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и улучшают их восприятие работниками.

К информационно-справочным документам относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы, телефонограммы, протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, заявления, графики ежегодных отпусков, другие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами.

 

Документирование движения кадров

Документирование трудовых правоотношений осуществляется при приеме, переводе, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, командировании, нахождении на лечении и т.д.

Оформление приема, поступающего на работу, осуществляется на основе:

- паспорта;

- документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний;

- трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- документов воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

При оформлении трудового договора при приеме на работу в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами РФ, должно быть представлено заключение о медицинском освидетельствовании, которое определяет пригодность работника по состоянию здоровья к выполнению функций, предусмотренных его трудовым договором. В процессе трудовой деятельности некоторые категории работников, указанные в статье 213 Трудового кодекса РФ, проходят периодические медицинские осмотры.[2]

Специалист службы управления персоналом (отдела кадров) в отдельных случаях может запрашивать у лица, поступающего на работу, дополнительные документы, предусмотренные законодательством РФ и необходимые при заключении трудового договора.

На лиц, поступающих на работу впервые, оформляются трудовая книжка и документы для получения страхового свидетельства государственного пенсионного страхования.

Лицо, поступающее на работу, подает личное заявление с просьбой о приеме на работу или согласии работать на предложенной ему должности. При достижении договоренности с лицом, поступающим на работу, заключается трудовой договор и издается приказ о приеме его на работу.

Назначение на должность (освобождение от должности) руководящих работников осуществляется в соответствии с порядком назначения на должность (освобождения от должности) этой категории работников, установленным в системе образования.

С лицами, допускаемыми к сведениям, составляющим государственную тайну, трудовой договор заключается после оформления соответствующего допуска по установленной форме.

Последовательность оформления документов при приеме на работу:

1) составление и оформление трудового договора;

2) составление и оформление приказа о приеме на работу;

3) оформление личной карточки;

4) внесение соответствующей записи в трудовую книжку;

5) оформление личного дела.

Приказы по личному составу являются первичными учетными документами, фиксирующими факт приема, перевода, перемещения или увольнения работника, и основанием для начисления ему заработной платы.

Приказ о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора.

Приказ о приеме на работу, подписанный руководителем организации, регистрируется и объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Личная карточка работника является основным учетным документом, оформляется на каждого работника, принятого на работу, и служит основанием для анализа состава и учета движения кадров.

В период оформления на работу специалист службы управления персоналом (отдела кадров) знакомит работника с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими документами учреждения образования и соответствующего подразделения, имеющими отношение к его трудовой деятельности.

В зависимости от профессии (должности), квалификации и вида предстоящей трудовой деятельности работник допускается к выполнению должностных обязанностей после проведения соответствующих инструктажей, обучения, стажировки или проверки знаний. В первую очередь это касается инструктажей по охране труда и пожарной безопасности.

Информация о работнике вносится при необходимости в учетные книги и журналы: о приеме и увольнении работников, о движении трудовых книжек, о регистрации приказов, об учете трудовых договоров, должностных инструкций, служебных удостоверений и т.п.

Предоставление ежегодных отпусков работникам осуществляется в соответствии с графиком ежегодных отпусков и оформляется приказом по личному составу.

Оформление работников в командировки осуществляется по унифицированным формам: служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении; приказы о направлении работника (работников) в командировку; командировочное удостоверение.

 

Оформление личных дел

Личное дело – совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Первоначально в личное дело группируются документы, оформленные при приеме на работу и назначении на должность. Личные дела включает в себя анкетно-биографические, характеризующие и дополнительные документы.

Документы в личном деле работника располагают в хронологическом порядке (по дате их издания или составления) в следующей последовательности:

- дополнение к анкете;

- анкета с фотографией 4 × 6;

- копии дипломов об окончании высшего, среднего профессионального учебного заведения;

- копии свидетельств о дополнительном профессиональном образовании;

- копии дипломов о повышении квалификации;

- копии дипломов, аттестатов о присвоении ученых степеней, званий;

- автобиография;

- представление;

- характеристика;

- заявление;

- медицинское заключение о состоянии здоровья (в случаях, предусмотренных законодательством РФ);

- трудовой договор;

- приказ о назначении (приеме на работу);

- опись документов, имеющихся в личном деле.

В дальнейшем в личное дело включают все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника (документы об изменении анкетно-биографических данных, представления о назначении, характеристики, аттестационные листы, копии приказов о переводе на другую работу, о поощрениях, дисциплинарных взысканиях и т.п.).

Ответственным за достоверность персональных данных и наличие документов личных дел работников является руководитель службы управления персоналом (отдела кадров).

 

Организация работы по ведению трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016).[3]

Трудовая книжка является документом строгой отчетности. В связи с этим ведутся: а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее; б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, которая ведется бухгалтерией, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется службой управления персоналом (отделом кадров), регистрируются все трудовые книжки работников, принятых на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них (с указанием серии и номера), оформленные на работников, поступивших на работу впервые.

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в установленном порядке.

В соответствии с пунктом 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, неполученные работниками при их увольнении трудовые книжки хранятся в течение двух лет в службе управления персоналом (отделе кадров), а затем передаются на хранение в архив. Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 50 лет.

 

Порядок передачи документов на хранение

Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и передачу дел в архив, регламентируется соответствующей инструкцией.

Документы кадрового делопроизводства по истечению срока надобности в установленном порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение осуществляют путем проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового делопроизводства проводит постоянно действующая экспертная комиссия учреждения образования.

Документы по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат передаче в архив не позднее, чем через три года после завершения их делопроизводством. Документы временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются в архив, а хранятся в соответствующих подразделениях (как правило, в службе управления персоналом (отделе кадров) или бухгалтерии) в специально отведенных местах (отдельных комнатах или запирающихся шкафах) и по истечении сроков их хранения уничтожаются в установленном порядке.

К документам по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения относятся: приказы по личному составу о назначении (приеме), освобождении (увольнении), переводе, перемещении, смене фамилии, награждении и поощрении; личные дела и личные карточки работников.

Документы по личному составу, подлежащие передаче в архив, формируются в соответствующие дела, каждый лист дела нумеруется в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке.

Номера листов проставляются карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветных карандашей не допускается.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале нумеруется конверт, а затем – каждый вложенный в него документ.

Допущенные при нумерации листов ошибки устраняются, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер. Делать исправления запрещается.

В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», утвержденными Росархивом 06.02.2002, обязательными реквизитами описания обложки дела являются:

- наименование организации;

- наименование структурного подразделения;

- индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);

- заголовок дела;

- дата начала и окончания дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

На обложке дела указывается полное наименование учреждения образования, а в скобках – принятое сокращенное наименование.

Каждое оформленное для передачи на архивное хранение дело должно иметь внутреннюю опись включенных в него документов.

Прием каждого дела, включенного в опись, производится заведующим архивом (ответственным за архив) в присутствии специалиста службы управления персоналом (отдела кадров), передающего документы. В ходе приема-передачи дел на всех экземплярах описи делается отметка о наличии включенного в нее дела. По итогам приема в конце каждого экземпляра описи делается запись о количестве принятых в архив дел (цифрами и прописью). В конце описи проставляются дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом (ответственного за архив) и специалиста кадровой службы, участвовавшего в передаче дел.

 

Источник: журнал «Управление образовательной организацией» N 4/2020.

 

 

 

[1] Стандарт утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (ред. от 14.05.2018). Можно также использовать «Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (разработаны ВНИИДАД).

[2] См. приказ Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н (ред. от 13.12.2019) «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда».

[3] С 1 января 2019 года можно использовать электронный (цифровой) формат трудовых книжек. Обратите внимание, что перевести сотрудника на электронную трудовую книжку можно только с его согласия. Тем, кто будет впервые устраиваться на работу после 31 декабря 2020 года, бумажную трудовую книжку оформлять не нужно.

Другие статьи по теме
Категория: Делопроизводство | Добавил: zdrav1 (31.10.2020)
Просмотров: 56