Общие сведения о системах электронного документооборота в образовательных организациях

Системы электронного документооборота (СЭД) пока еще редкость в образовательных организациях. Основными причинами такого положения являются высокая стоимость СЭД и недостаточная информированность руководителей органов управления образованием и образовательных организаций об их возможностях. Однако ситуация быстро меняется в связи с выходом на рынок новых видов программного обеспечения для организации документооборота и снижением цен на массовые программные продукты в этом сегменте. Кроме того, в Интернете можно найти и скачать бесплатные программы по делопроизводству.

Основной единицей электронного документооборота является регистрационно-контрольная карточка (РКК), содержащая набор реквизитов, основные характеристики и данные о движении документа, начиная с его получения и заканчивая списанием в архив, что позволяет контролировать сроки рассмотрения обращения. Поэтому первым и одним из наиболее ответственных этапов создания базы данных (БД) являются классификация документов, учитывающая особенности документооборота в конкретной организации, и разработка соответствующей формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)[1], на основе которой строится основной элемент СЭД – электронная таблица[2].

В большинстве случаев документы представлены на бумажных носителях, поэтому в СЭД часто используется не сам документ, а его регистрационно-контрольная карточка, в которую заносится кратное содержание документа. При необходимости бумажный документ можно отсканировать и включить его электронную версию в БД.

Электронные документы заносятся в БД сразу.

В настоящее время имеется большое количество самых разнообразных программных средств – систем управления базами данных (СУБД). Несмотря на все их разнообразие, технические характеристики и возможности, все они в целом построены по единым принципам.

В настоящее время наиболее распространенным пакетом компьютерных программ, устанавливаемых в органах управления образованием и образовательных организациях, является «Microsoft Office». В его состав входит СУБД «Access». Знакомство с этой наиболее популярной и распространенной программой управления БД позволяет понять общие принципы работы СУБД и в случае необходимости более квалифицированно подойти к выбору СЭД. Кроме того, программа «Access» сама по себе обладает огромными возможностями управления БД, является признанным стандартом хранения и обработки данных, проста в использовании и не требует специальной профессиональной подготовки при ее эксплуатации, а главное – отлично подходит для делопроизводства в организациях.

Программа представляет собой систему взаимосвязанных таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей и инструментов работы с ними. Возможности Access позволяют пользователю, не имеющего опыта программирования, но четко понимающего поставленную задачу, создавать соответствующие приложения. При помощи Access можно вводить, хранить, находить и анализировать данные, создавать собственные формы, запросы и отчеты, объединять информацию в логические блоки и многое другое.

Вся информация в Access хранится в виде таблиц, а запросы, формы и отчеты являются производными объектами. Поэтому первым этапом при формировании БД является создание таблиц. Все другие объекты Access, такие как формы, запросы и отчеты, зависят от данных в таблицах.

Электронный документооборот – это не только сбор и хранение данных о документах, но и возможность выполнять с ними самые разнообразные операции. Например, составить список документов с просроченными сроками рассмотрения, подготовить отчет об объеме документооборота и т.д.

 

Особенности работы с электронными документами

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота организации. Выделяют 2 вида электронных документов:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные образы документов[3], полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации.

При передаче электронных документов в другие организации документы заверяются электронной подписью руководителя организации – автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте организации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем организации на основе рекомендаций архивных учреждений и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться в форме электронных документов.

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя организации, направлении электронных документов в структурные подразделения организации и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и их хранении вместе с электронными документами передаются их регистрационные данные.

Документы на бумажном носителе включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в организациях в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

В соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526) передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

При передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

- формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

- формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

- проверка архивом организации электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

- проверка воспроизводимости электронных документов;

- проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях);

- проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Прием электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации или уполномоченного им должностного лица.

После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:

- наименование организации (полное, сокращенное);

- номер фонда;

- номер описи электронных дел, документов;

- номер дела по описи;

- отметка о статусе экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

- крайние даты документов электронного дела;

- при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Обязательными условиями хранения электронных документов в архиве являются:

- наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

- наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

- обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.

В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов.

 

Источник: журнал «Управление образовательной организацией» N 2019/05

 

 

[1] Порядок заполнения РКК рассмотрен в статье «Делопроизводство в образовательных организациях: организация документооборота и исполнения документов», опубликованной в № 3/2019 нашего журнала.

[2] Электронная таблица данных – основная часть СУБД, где в табличной форме хранится информация. Таблица состоит из строк и столбцов (полей). Каждому полю соответствует определенный вид данных, например, дата регистрации документа, регистрационный номер, наименование документа, краткое его содержание и др. Информация о каждом документе хранится в отдельной строке таблицы, называемой записью.

[3] Электронный образ документа – это электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

Другие статьи по теме
Категория: Делопроизводство | Добавил: zdrav1 (18.01.2020)
Просмотров: 239 | Теги: делопроизводство, информатизация